계정은 병원이, 대행사에는 권한만
병원 SNS 광고 운영을 대행사에 맡겨도 계정은 병원이 가지고, 대행사에는 일할 만큼의 권한만 나눠 줍니다. SNS 광고를 대행사에 맡길 때 병원이 먼저 정할 것은 누가 일하느냐가 아니라 누가 가지느냐입니다. 메타 같은 SNS 광고 매체에서는 광고 계정, 병원의 인스타그램 계정과 페이지, 홈페이지 방문을 모으는 데이터 도구, 결제 수단을 하나의 비즈니스 관리 공간에 묶어 관리하는 방식이 안내되어 있습니다. 이 공간을 누가 만들고 가지느냐에 따라 계약이 끝났을 때 병원에 남는 것이 달라집니다.
병원이 공간을 직접 만들어 가지고 대행사를 협력사로 초대해 필요한 권한만 주면, 계약이 끝났을 때 권한만 거두면 됩니다. 광고 기록과 방문 데이터, 광고 대상 목록이 모두 병원 공간에 남습니다. 반대로 대행사 공간 안에 병원 광고 계정을 만들면, 계약이 끝난 뒤 그 계정을 병원 공간으로 옮길 수 있는지부터 따져야 하고, 옮길 수 없다면 기록을 두고 새로 시작해야 할 수 있습니다.
공간을 만들고 권한을 나누는 정확한 방법과 메뉴 이름은 매체의 공식 안내에서 확인합니다. 다만 어떤 방법이든 원칙은 같습니다. 병원 이름으로 된 것은 병원이 가지고, 대행사는 그 위에서 일할 수 있는 만큼의 권한을 받습니다.
권한을 나눌 때는 비밀번호를 건네지 않습니다. 비밀번호를 건네면 누가 무엇을 바꿨는지 기록이 남지 않고, 계약이 끝날 때마다 비밀번호를 변경해야 합니다. 매체가 사람이나 협력사에게 권한을 따로 주는 기능을 안내하고 있다면 그 기능을 씁니다.
병원이 가질 다섯 가지 자산과 대행사에 줄 것
SNS 광고에 쓰이는 자산은 다음 다섯 가지이며, 자산마다 병원이 가져야 할 까닭이 다릅니다.
| 자산 | 병원이 가져야 할 까닭 | 대행사에 줄 것 |
|---|---|---|
| 비즈니스 관리 공간 | 다른 자산을 모두 묶는 곳이어서, 가진 쪽이 나머지를 다룸 | 협력사 초대 |
| 광고 계정 | 광고 기록과 광고 대상 목록이 모이는 곳 | 광고를 만들고 고치는 권한 |
| 병원 인스타그램 계정과 페이지 | 광고에 병원 이름으로 표시되는 계정 | 광고에 연결해 쓰는 권한 |
| 방문 데이터 도구 | 홈페이지 방문 기록이 모이는 곳 | 결과를 보는 권한 |
| 결제 수단 | 광고비가 병원 비용으로 나가는 통로 | 주지 않음 |
첫째 줄의 공간이 대행사 것이면 나머지 네 줄을 병원 것으로 두기 어려워집니다. 그래서 다섯 가지 가운데 공간을 가장 먼저 병원 이름으로 만듭니다.
다섯째 줄의 결제 수단은 대행사에 권한을 주지 않는 유일한 줄입니다. 결제 수단을 병원 것으로 두면 광고비가 얼마 나갔는지를 대행사 보고서가 아니라 병원의 결제 내역으로 확인할 수 있습니다.
계정과 권한을 정하는 여섯 단계
대행사와 계약하기 전에 다음 여섯 단계로 정합니다.
- 원장이 병원 이름으로 된 자산은 병원이 가진다는 원칙을 정하고 계약서에 넣기로 합니다.
- 광고 담당이 앞 표의 다섯 자산이 지금 누구 이름으로 되어 있는지 찾아 자산 목록을 만듭니다.
- 병원 공간이 없다면 광고 담당이 병원 이름으로 공간을 만들고, 회계 담당이 병원 명의의 결제 수단을 등록합니다.
- 광고 담당이 대행사를 협력사로 초대하고, 앞 표의 셋째 열만큼만 권한을 줍니다.
- 원장이 자산 목록과 권한 내용을 검토하고 계약서에 첨부합니다.
- 광고 담당이 정한 주기마다 권한 목록을 열어 계약과 맞는지 대조하고 대조한 날을 기록합니다.
둘째 단계에서 누구 이름인지 모르는 자산이 나오면 그 칸에 모른다고 쓰고, 대행사에 묻습니다. 모르는 채로 계약을 시작하면 계약이 끝날 때 그 자산이 병원 것인지 따질 근거가 없습니다.
넷째 단계에서 대행사가 편하다며 더 넓은 권한을 요청하면, 무슨 일을 하려는지 묻고 그 일에 필요한 만큼만 더합니다. 더한 권한과 그 까닭은 여섯째 단계의 대조 때 다시 따집니다.
여섯째 단계의 대조는 권한 목록의 사람과 협력사가 계약서에 첨부한 목록과 같은지를 한 줄씩 맞대는 일입니다. 계약이 끝난 협력사나 병원을 떠난 사람이 목록에 남아 있다면 그날 거두고, 거둔 날을 함께 기록합니다.
시작한 공간에 따라 달라지는 것
광고 계정을 어느 공간에서 시작하느냐에 따라 계약 기간과 계약이 끝난 뒤가 다음처럼 달라질 수 있습니다.
| 시작한 곳 | 계약 기간 | 계약이 끝난 뒤 |
|---|---|---|
| 병원 공간 | 대행사가 협력사 권한으로 일함 | 권한만 거두면 기록과 목록이 병원에 남음 |
| 대행사 공간 | 대행사가 소유자로 일함 | 계정을 옮길 수 있는지 확인해야 하고, 못 옮기면 새로 시작할 수 있음 |
병원이 두 줄 가운데 어디에 해당하는지는 광고 계정이 어느 공간에 속해 있는지를 관리 화면에서 열어 확인합니다. 병원 이름의 공간이 아니라면 둘째 줄에 해당합니다.
첫째 줄로 시작하면 계약이 끝나는 날 할 일은 권한 목록에서 대행사를 빼는 것 하나입니다. 뺀 날을 기록하고, 다음 대행사를 초대할 때도 같은 방식으로 권한을 줍니다.
둘째 줄에 이미 해당하는 병원이라면 계약이 남아 있는 동안 병원 공간으로 옮기는 방법을 공식 안내에서 확인하고 대행사와 일정을 정합니다. 옮기기 전에는 광고 기록과 보고서를 병원이 내려받아 보관합니다.
새 대행사와 계약 전에 자산을 정리한 피부과
아래는 설명을 위해 꾸며 낸 가상의 병원 이야기입니다. 한 피부과는 인스타그램 광고를 새 대행사에 맡기기로 하고, 계약서에 서명하기 전에 광고를 맡은 간호부장에게 계정 정리를 부탁했습니다. 계약 이야기를 처음 나눈 날, 원장은 무엇을 맡기든 병원 이름이 붙은 계정과 도구는 병원 손에 남아야 한다고 말했고, 그 말을 계약서의 한 조항으로 옮기기로 했습니다.
간호부장이 다섯 자산을 하나씩 따져 목록을 만들어 보니, 병원 인스타그램 계정은 병원 것이었지만 광고 계정은 예전에 원장이 개인 계정으로 만든 것이었고, 방문 데이터 도구는 누가 만들었는지 알 수 없었습니다. 비즈니스 관리 공간은 아예 없었습니다. 간호부장은 모르는 칸에 모른다고 쓰고, 방문 데이터 도구는 홈페이지를 만든 업체에 누가 만들었는지 물었습니다.
간호부장은 병원 이름으로 공간을 새로 만들고, 병원 인스타그램 계정과 광고 계정을 그 공간에 연결하는 방법을 공식 안내에서 찾아 차례로 옮겼습니다. 결제 수단은 원무팀의 회계 담당 직원이 병원 명의 카드로 등록했습니다. 원장 개인 계정에 묶여 있던 옛 광고 계정은 기록을 먼저 내려받아 병원 폴더에 보관한 뒤 새 공간으로 연결했습니다.
대행사를 초대한 뒤
간호부장은 새 대행사를 협력사로 초대하고, 광고를 만들고 고치는 권한, 인스타그램 계정을 광고에 연결하는 권한, 방문 데이터의 결과를 보는 권한만 주었습니다. 대행사가 방문 데이터 도구의 설정도 바꿀 수 있게 해 달라고 요청하자, 무엇을 하려는지 물어 전환을 세는 설정을 맞추려는 것임을 확인하고, 그 설정을 맞추는 동안만 권한을 더한 뒤 까닭을 목록에 남겼습니다.
계약서에는 간호부장이 만든 두 목록, 곧 자산 목록과 대행사에 준 권한 내용이 원장의 검토를 거쳐 별지로 들어갔습니다. 간호부장은 병원이 정한 주기마다 권한 목록을 열어 대조하기로 하고, 첫 대조 때 방문 데이터 설정 권한이 아직 남아 있는 것을 찾아 계약에 맞게 거뒀습니다. 계약 첫날에는 대행사 담당자에게도 자산 목록 사본을 건네, 대행사가 병원 공간 밖에 병원 광고 계정을 따로 만들지 않기로 함께 정했습니다.
남은 문제는 방문 데이터 도구였습니다. 홈페이지 업체도 누가 만들었는지 확실히 답하지 못해, 간호부장은 그 도구를 계속 쓸지 병원 공간에서 새로 만들지를 원장과 따로 정하기로 했습니다. 새로 만든다면 그날부터 기록이 새로 모이므로, 만든 날을 목록에 함께 남기기로 했습니다.
SNS 광고 대행 계정 자주 묻는 질문
Q1. 대행사가 자기 결제 수단으로 광고비를 먼저 내고 나중에 청구하겠다면 어떻게 하나요?
A1. 그렇게 하면 매체에 광고비를 낸 쪽이 대행사가 되어, 병원은 실제로 나간 광고비를 대행사의 청구서로만 알게 될 수 있습니다. 병원 명의의 결제 수단을 등록하기 어렵다면 매체가 발행하는 결제 내역을 그대로 받아 보는 방법을 계약에 넣습니다. 대행 수수료와 광고비가 한 청구서에 섞여 오면 광고비만 따로 셀 수 없으므로, 둘을 나눠 쓰도록 요청합니다.
Q2. 광고주 인증 같은 절차를 대행사가 대신 진행해도 되나요?
A2. 매체가 광고주 확인이나 인증을 요구하는지는 공식 안내에서 확인합니다. 요구한다면 병원 명의 서류로 병원이 직접 진행하고, 대행사에는 필요한 서류가 무엇인지 안내받는 정도로 맡깁니다.
Q3. 환자 연락처로 만든 광고 대상 목록은 누가 관리하나요?
A3. 환자 정보를 바탕으로 목록을 만들어도 되는지는 병원의 개인정보 기준으로 먼저 확인하고, 만든다면 병원 광고 계정 안에서 병원 직원이 올립니다. 대행사에는 목록을 광고에 쓰는 권한만 주고, 원본 연락처 파일은 넘기지 않습니다.
Q4. 병원에 광고를 아는 직원이 없어도 공간을 병원이 가져야 하나요?
A4. 가지는 일과 운영하는 일은 따로입니다. 운영은 대행사에 맡기더라도 공간의 소유자는 병원 직원 한 사람 이상으로 두고, 그 사람은 권한 목록을 열어 대조하는 방법만 익히면 됩니다.
Q5. 광고만 맡기고 병원 계정의 게시물은 병원이 올리면 권한을 어떻게 하나요?
A5. 대행사에는 인스타그램 계정을 광고에 연결하는 권한만 주고, 게시물을 올리거나 지우는 권한은 주지 않습니다. 광고용으로 쓸 게시물이 필요하면 병원이 올린 게시물 가운데 대행사가 정하는 방식으로 정합니다.
자산·권한 목록을 다시 여는 때
대행사를 바꿀 때, 광고 담당이 바뀔 때, 매체가 권한 관리 방식을 바꿨다는 안내를 받았을 때 자산 목록과 권한 목록을 다시 대조합니다. 정기 점검 주기는 병원이 정합니다.
계정을 병원 것으로 정리하고 나면, 광고가 끝난 뒤에도 병원 이름으로 남는 자산이 무엇인지 생각하게 되기도 합니다. 광고 말고 병원 블로그로 병원을 알리는 방법은 병원블로그마케팅을 다룬 글에서 이어 설명합니다.