첫해 한도를 먼저 정하고 구간마다 푸는 배분
개원 첫해 병원광고 예산은 한 해 한도만 먼저 정하고, 기간을 구간으로 나눠 기록을 보며 조금씩 나눕니다. 첫해 예산이 어려운 까닭은 판단할 기록이 없다는 데 있습니다. 어느 매체에서 병원을 알고 오는지, 어느 시기에 문의가 많은지가 아직 쌓이지 않았기 때문에, 첫해 예산을 처음부터 매체별로 다 나눠 두면 틀린 짐작으로 한 해를 보내게 됩니다. 그래서 첫해에는 원장과 함께 한 해 동안 광고에 쓸 전체 한도만 먼저 정하고, 그 안에서 기간을 몇 구간으로 나눠 구간마다 쓸 금액을 기록을 보며 정합니다.
광고비를 쓰기 전에 먼저 끝낼 일도 있습니다. 지도 서비스와 홈페이지의 병원 정보가 정확한지, 광고를 보고 건 전화를 받을 사람이 정해졌는지, 접수에서 처음 온 사람에게 병원을 어디서 알았는지 묻는 문장이 준비되었는지입니다. 이 준비가 없으면 광고비를 써도 광고를 본 사람이 병원에 닿지 못하거나, 닿았더라도 어느 광고 덕분인지 기록이 남지 않습니다. 이런 준비에 드는 비용은 광고비와 따로 한 줄로 남깁니다.
첫 구간에는 매체를 적게 쓰고 한도의 일부는 바로 쓰지 않고 따로 떼어 놓습니다. 첫 구간이 끝나면 접수 기록으로 어느 매체에서 처음 온 사람이 있었는지 확인하고, 떼어 둔 금액과 다음 구간 금액을 그 기록에 따라 나눕니다. 구간을 몇 개로 나누고 첫 구간에 얼마를 쓸지는 예시로 계절이나 진료 일정에 맞출 수 있으며, 병원이 정합니다. 병원의 규모에 따라 한도와 구간의 크기가 달라지므로, 작은 의원은 한 구간에 한 매체만 시험하는 식으로 더 좁게 시작하기도 합니다. 의원 규모에서 마케팅 예산을 어떻게 나누는지는 의원 마케팅 예산에서 따로 다룹니다.
첫해를 구간으로 나눈 모습
| 구간 | 하는 일 | 예산을 쓰는 곳 | 다음 구간을 정할 기록 |
|---|---|---|---|
| 개원 전 | 병원 정보와 전화 받을 준비 | 광고보다 정보 정비와 준비 | 준비가 끝났는지 점검한 목록 |
| 첫 구간 | 매체 한두 곳을 시험 | 한도의 일부, 나머지는 떼어 둠 | 매체별로 처음 온 사람의 답 |
| 중간 구간 | 기록이 있는 매체에 더함 | 떼어 둔 금액과 새 구간 금액 | 같은 길이 기간끼리 견준 결과 |
| 마지막 구간 | 둘째 해 계획에 쓸 기록을 모음 | 기록으로 확인된 매체 중심 | 한 해 전체의 구간별 기록 |
둘째 줄에서 떼어 두는 금액은 첫 구간에서 쓰지 않는 돈이 아니라, 기록을 본 뒤 쓸 돈입니다. 첫 구간에 한도를 모두 걸어 두면 기록이 나와도 옮길 금액이 없습니다. 넷째 줄의 기록은 둘째 해부터 지난해 같은 시기와 견줄 수 있는 첫 자료가 되므로, 구간마다 같은 모양으로 남깁니다.
첫해 예산을 나누는 다섯 단계
- 원장과 한 해 동안 광고에 쓸 전체 한도를 먼저 정하고, 광고 밖 준비에 드는 비용을 따로 한 줄로 기록합니다.
- 지도와 홈페이지의 병원 정보, 전화 받을 사람, 접수에서 묻는 문장이 준비되었는지 확인합니다.
- 한 해를 몇 구간으로 나누고, 첫 구간에 시험할 매체와 금액, 떼어 둘 금액을 정합니다.
- 구간이 끝날 때마다 접수 기록으로 매체별 처음 온 사람을 세어 다음 구간의 배분을 정합니다.
- 배분을 바꾼 날과 까닭을 기록하고, 개원일이나 진료 일정처럼 예산을 흔든 일도 함께 남깁니다.
둘째 단계가 끝나지 않았다면 셋째 단계로 넘어가지 않고 첫 구간의 시작을 미룹니다. 준비가 덜 된 채 시작한 구간의 기록은 광고의 결과가 아니라 준비 상태의 결과를 보여 주기 때문입니다. 넷째 단계에서 처음 온 사람이 한 명도 없던 매체는 바로 빼기보다, 접수에서 묻는 문장에 그 매체가 보기로 들어 있었는지부터 확인합니다. 다섯째 단계의 기록은 둘째 해의 한도를 정할 때 원장과 함께 처음 여는 자료가 됩니다. 셋째 단계에서 구간을 나눌 때는 진료 일정과 계절을 함께 따집니다. 개원 직후 몇 주처럼 병원 이름을 처음 알리는 시기와, 진료가 안정되어 가는 시기는 같은 금액으로도 기록이 다르게 나오므로, 두 시기가 한 구간에 섞이지 않게 나눕니다.
첫해 예산을 흔드는 일과 대응
| 생기는 일 | 예산에 주는 영향 | 대응 |
|---|---|---|
| 개원일이 미뤄짐 | 진료할 수 없는 기간에 광고가 나감 | 광고 시작일을 새 개원일에 맞춰 다시 정함 |
| 진료 시간이나 진료 범위가 바뀜 | 광고 문구와 연결 페이지가 틀려짐 | 문구를 고친 날부터 구간 기록을 새로 셈 |
| 의료진이 늘어 새 진료를 시작함 | 알릴 내용이 늘어남 | 떼어 둔 금액에서 시험 금액을 정함 |
| 계절에 따라 문의가 달라짐 | 같은 금액으로도 결과가 달라짐 | 구간 기록에 계절을 함께 남김 |
첫째 줄은 개원 첫해에 특히 자주 생기는 일입니다. 광고를 미리 걸어 두었다면 매체마다 시작일을 바꿀 수 있는지 확인하고, 바꿀 수 없는 계약이라면 그 기간의 광고 문구에 개원일이 정확히 들어 있는지부터 확인합니다. 셋째 줄처럼 새로 알릴 일이 생겼을 때 떼어 둔 금액이 있으면 다른 매체의 금액을 줄이지 않고도 시험할 수 있습니다.
첫해 예산을 구간으로 나눈 피부과 가상 사례
아래는 설명을 위해 만든 가상 사례입니다. 새로 문을 연 한 피부과 의원의 원장은 개원과 함께 여러 매체에 광고를 한꺼번에 시작하려 했습니다. 광고를 맡은 홍보 담당은 첫해 예산을 구간으로 나누어 쓰자고 원장에게 제안했고, 원장과 함께 한 해의 전체 한도부터 정했습니다.
홍보 담당은 먼저 광고 밖 준비를 점검했습니다. 지도 서비스에 진료 시간이 비어 있어 채웠고, 전화는 접수 직원 두 명이 받기로 했으며, 처음 온 사람에게 병원을 어디서 알았는지 묻는 문장과 보기를 접수 직원들과 정했습니다. 지도 정비와 접수 준비에 쓴 돈은 광고비 칸이 아닌 준비 비용 칸에 따로 채웠습니다. 이어 한 해를 네 구간으로 나누고, 첫 구간에는 검색 광고와 지역 앱 광고 두 곳만 시험하며 한도의 일부는 떼어 두었습니다.
첫 구간이 끝난 뒤 접수 기록을 세자 검색 광고에서 처음 온 사람이 많았고, 지역 앱에서 온 사람은 적었습니다. 홍보 담당은 지역 앱을 바로 빼지 않고, 접수 보기에 지역 앱이 들어 있었는지부터 확인했습니다. 보기에는 들어 있었으므로 둘째 구간에는 떼어 둔 금액의 일부를 검색 광고에 더하고, 바꾼 날과 까닭을 기록했습니다. 다만 둘째 구간이 개원 소식이 입소문으로 퍼지던 때와 겹쳐, 홍보 담당은 늘어난 문의를 예산 배분 덕분으로만 정리하지 않았습니다.
남은 문제도 있었습니다. 원장은 여름을 앞두고 새 진료를 알리고 싶어 했는데, 떼어 둔 금액에서 얼마를 쓸지는 셋째 구간 계획에서 정하기로 미뤘습니다.
구간마다 같은 모양으로 남기는 기록
첫해의 기록은 둘째 해 계획의 바탕이 되므로, 구간마다 같은 모양으로 남겨 나란히 견줄 수 있게 합니다.
- 구간의 기간과 그 구간에 쓴 매체와 금액
- 떼어 둔 금액과 그 구간에 옮겨 쓴 금액
- 매체별로 처음 온 사람의 수와 접수 보기
- 그 구간에 예산을 흔든 일과 배분을 바꾼 까닭
넷째 항목에는 사례의 입소문처럼 광고 밖에서 처음 온 사람을 늘린 일도 짐작이 아니라 확인한 사실로만 남깁니다. 접수에서 지인 소개로 왔다는 답이 늘었다면 그 숫자를 함께 남겨, 다음 구간과 견줄 때 광고의 결과와 섞어 읽지 않게 합니다. 셋째 항목의 접수 보기는 구간 사이에 바꾸지 않는 것이 원칙이며, 새 매체를 더해 보기를 늘려야 했다면 늘린 날을 함께 남깁니다.
개원 첫해 광고 예산 자주 묻는 질문
Q1. 첫해 광고비를 달마다 같게 나누면 안 되나요?
A1. 같게 나누면 계산은 쉽지만, 기록이 쌓인 뒤 금액을 옮길 여유가 없어집니다. 첫해에는 달마다 같은 금액보다 구간마다 금액을 정하고, 한도의 일부를 떼어 두어 기록이 나온 매체로 옮길 수 있게 하는 편이 맞습니다.
Q2. 처음부터 떼어 둔 금액은 언제 쓰나요?
A2. 구간이 끝나 기록을 확인한 뒤, 처음 온 사람이 확인된 매체에 더하거나 새로 알릴 일이 생겼을 때 시험 금액으로 씁니다. 떼어 둔 금액을 쓰는 날과 까닭은 구간 기록에 남기고, 한 해가 끝날 때 남은 금액이 있다면 둘째 해 한도를 정할 때 함께 따집니다.
Q3. 첫 구간에 시험할 매체는 무엇으로 정하나요?
A3. 병원을 처음 찾는 사람이 어떤 방법으로 찾을지를 병원의 위치와 진료로 먼저 짐작하고, 그 가운데 접수에서 보기로 나눠 물을 수 있는 매체로 좁힙니다. 기록으로 나눌 수 없는 매체는 첫 구간에 넣지 않습니다. 짐작이 틀렸다면 첫 구간의 기록이 알려 주므로, 떼어 둔 금액으로 다음 구간에 다른 매체를 시험합니다.
Q4. 다른 곳에서 병원을 하다 새로 개원했다면 예전 기록을 써도 되나요?
A4. 예전 병원의 기록은 지역과 환자, 진료가 달라 그대로 쓰지 않고 첫 구간의 출발점으로만 참고합니다. 첫 구간이 끝나면 새 병원의 접수 기록으로 바로 바꿔 판단하고, 예전 기록과 새 기록이 크게 다르다면 그 차이도 함께 남깁니다.
Q5. 첫해 예산 계획은 원장 말고 누가 알아야 하나요?
A5. 전화를 받는 접수 직원과 상담 담당이 구간마다 어떤 매체의 광고가 언제 나가는지 알아야 합니다. 광고가 시작되는 날 문의가 늘 수 있고, 접수에서 묻는 보기에 그 매체가 들어 있어야 기록이 남기 때문입니다. 구간이 시작되는 날 광고 일정을 접수에 함께 알립니다.
구간 기록으로 정하는 둘째 해 한도
첫해가 끝나면 구간마다 남긴 기록을 나란히 놓고, 매체별로 처음 온 사람과 쓴 금액을 견줍니다. 둘째 해에는 지난해 같은 구간과 견줄 수 있으므로, 첫해처럼 떼어 두는 금액을 크게 두지 않아도 되는지 원장과 함께 정합니다. 첫해에 예산을 흔든 일이 많았던 구간은 둘째 해에 같은 일이 되풀이될지를 따져, 그 구간의 금액을 정할 때 함께 고려합니다. 둘째 해의 계획도 첫해처럼 구간마다 기록을 남기는 모양을 그대로 이어 가면, 해가 바뀌어도 같은 기준으로 견줄 수 있습니다.