달라진 조건을 표시한 뒤 쓰는 지난해 기록
지난해 문의 기록은 올해와 달라진 조건을 달마다 표시한 뒤, 조건이 같은 부분만 병원 광고 매체 조합의 근거로 씁니다. 매체 조합을 새로 정할 때 병원이 가진 가장 가까운 근거는 지난해의 문의 기록입니다. 어느 달에 어떤 진료 문의가 많았는지, 문의가 어느 경로로 들어왔는지를 알면 올해 어느 매체에 언제 예산을 더 둘지 판단할 출발점이 생깁니다. 예를 들어 지난해 특정 진료의 문의가 겨울에 몰렸고 그 문의 대부분이 검색광고를 거쳐 들어왔다면, 올해 겨울 전에 그 진료의 검색광고 예산을 어떻게 할지부터 검토할 수 있습니다.
다만 지난해 기록은 지난해의 조건에서 나온 결과입니다. 그 사이 진료가 새로 생겼거나, 진료 시간이 달라졌거나, 쓰던 매체가 바뀌었다면 같은 달이라도 올해 같은 결과가 나온다고 볼 근거가 약해집니다. 지난해에는 없던 토요일 진료가 올해 생겼다면, 지난해 토요일 문의 기록은 올해 토요일 계획의 근거로 쓰기 어렵습니다. 그래서 지난해 기록을 정리할 때는 달마다 올해와 달라진 조건을 함께 표시하고, 조건이 같은 부분만 올해 판단의 근거로 씁니다.
지난해 기록에는 경로가 기록되지 않은 문의도 섞여 있을 수 있습니다. 그런 문의는 어느 매체에도 넣지 않고 따로 세어, 기록이 비어 있는 만큼 판단에도 여유를 남깁니다. 확인할 수 없는 문의가 많은 달이라면, 그 달의 매체별 숫자는 실제보다 작게 기록되었을 수 있다는 점을 표에 함께 표시합니다.
네 가지로 나눠 정리하는 지난해 기록
| 지난해 기록 | 정리하는 방법 | 매체 조합에 쓰는 법 |
|---|---|---|
| 달별 문의 수 | 진료별로 달마다 나눔 | 문의가 몰린 달의 예산 배분을 검토 |
| 문의 경로 | 접수 응답을 매체별로 묶음 | 문의가 들어온 매체와 비어 있는 매체를 구분 |
| 경로를 확인할 수 없는 문의 | 매체별 칸과 따로 셈 | 기록 방식을 보완할지 판단 |
| 그해 있었던 변화 | 진료, 진료 시간, 매체를 바꾼 날짜 | 올해와 조건이 다른 달을 표시 |
넷째 줄은 앞의 세 줄을 읽는 기준이 됩니다. 예를 들어 지난해 가을에 새 진료를 시작해 문의가 늘었다면, 그 달의 문의 증가는 올해 가을에 그대로 되풀이된다고 보기 어렵습니다. 변화가 있었던 달은 표에 표시해 두고, 올해 판단에 쓸 때 따로 다룹니다. 둘째 줄에서 문의가 거의 없었던 매체도, 그해 그 매체에 쓴 예산이 많지 않았다면 매체 자체보다 예산의 영향일 수 있어 광고비 기록과 함께 따집니다.
지난해 기록으로 올해 조합을 정하는 다섯 단계
- 지난해 접수 기록에서 달별, 진료별 문의 수를 정리합니다. 가로에 달, 세로에 진료를 놓은 표 하나로 만들면 문의가 몰린 달과 진료가 한눈에 드러납니다.
- 같은 기록에서 문의 경로를 매체별로 묶고, 경로를 확인할 수 없는 문의는 따로 셉니다.
- 지난해 진료, 진료 시간, 매체를 바꾼 날짜를 찾아 달별 표에 표시합니다.
- 아래 표의 조건을 지난해와 올해로 나란히 놓고, 달라진 조건이 있는 달과 진료를 가립니다.
- 조건이 같은 달과 진료의 기록만으로 올해 매체별 예산 배분의 초안을 정하고, 달라진 부분은 시험으로 가릴 항목으로 남깁니다.
초안은 지난해 기록을 옮긴 계획이 아니라 올해 시험할 출발점입니다. 초안대로 운영한 첫 기간이 끝나면 올해 기록을 지난해 같은 기간과 견주되, 넷째 단계에서 표시한 달라진 조건을 함께 적용해 읽습니다. 초안에는 예산을 정한 근거가 된 달과 진료를 함께 남겨, 나중에 초안을 고칠 때 어느 기록에서 나온 숫자인지 알 수 있게 합니다.
지난해와 올해의 네 가지 조건 비교
| 비교할 조건 | 달라졌다면 | 기록을 읽는 방법 |
|---|---|---|
| 진료 구성 | 새 진료가 생기거나 진료를 중단함 | 그 진료의 기록은 지난해와 견주지 않음 |
| 진료 시간 | 요일이나 시간대가 달라짐 | 시간대별 문의는 올해 진료 시간에 맞춰 다시 나눔 |
| 쓰던 매체 | 매체를 추가하거나 중단함 | 매체별 문의는 같은 매체가 있던 달끼리만 견줌 |
| 경로 기록 방식 | 접수 때 묻는 문장이 달라짐 | 기록 방식이 같은 기간끼리만 견줌 |
넷째 줄은 놓치기 쉬운 조건입니다. 경로를 묻는 문장이 바뀌면 같은 환자라도 답이 달라질 수 있어, 매체별 문의가 늘거나 준 것처럼 보여도 실제로는 기록 방식의 차이일 수 있습니다. 지난해 중간에 묻는 문장을 바꿨다면 바꾼 날짜를 기준으로 기록을 둘로 나눠 읽습니다. 예를 들어 지난해 봄 이전에는 어떻게 알고 왔는지만 묻다가 이후 매체 이름을 하나씩 불러 주는 방식으로 바꿨다면, 봄 이전 기록에는 확인할 수 없는 답이 더 많이 섞여 있을 수 있습니다.
지난해 기록으로 올해 예산 초안을 만든 신경과 사례
아래는 설명을 위해 만든 가상 사례입니다. 한 신경과 의원의 원장은 올해 광고 계획을 정하면서 지난해와 같은 달에 같은 매체에 같은 예산을 쓰면 된다고 생각했습니다. 실장은 그 전에 지난해 접수 기록을 정리했습니다.
달별, 진료별로 문의 수를 나누고 경로를 매체별로 묶어 보니, 두통 진료 문의는 연중 고루 들어왔고 검색광고를 거쳐 온 문의가 많았습니다. 수면 관련 진료 문의는 하반기에 늘었지만, 그 진료는 지난해 여름에 새로 시작한 것이었습니다. 또 지난해 봄에 접수 때 경로를 묻는 문장을 바꾼 기록이 있었고, 그 이전 기록에는 경로를 확인할 수 없는 문의가 많았습니다.
실장은 앞의 비교표에 지난해와 올해의 진료 구성, 진료 시간, 쓰던 매체, 경로 기록 방식을 나란히 놓고, 두 진료의 표시를 달리했습니다. 두통 진료는 조건이 같은 달의 기록으로 검색광고 예산 초안을 정했고, 수면 관련 진료는 지난해 기록이 새 진료 시작의 영향을 받았다고 보고 올해 첫 기간을 시험으로 운영하기로 했습니다. 수면 관련 진료에는 검색광고와 함께 지난해 쓰지 않았던 지역 광고를 시험 항목으로 넣고, 두통 진료는 지난해처럼 검색광고 중심으로 두었습니다. 경로 기록은 문장을 바꾼 봄 이후의 기록만 매체별 판단에 썼습니다.
초안대로 운영한 첫 기간과 지난해 같은 기간을 견주니 두통 진료의 검색광고 문의는 비슷했습니다. 남은 문제도 있었습니다. 수면 관련 진료는 비교할 지난해 기록이 짧아 시험 결과를 판단할 기준이 아직 부족했고, 실장은 올해 기록을 한 기간 더 모은 뒤 예산을 다시 정하기로 했습니다. 두통 진료의 결과는 비슷했지만 같은 시기에 진료 시간이 달라지지 않았는지도 점검해, 비교의 조건이 같았다는 점을 초안 문서에 함께 남겼습니다.
올해 기록과 이어 남기는 정리 표
지난해 기록을 정리한 표는 올해 한 번 쓰고 끝나지 않습니다. 올해 기록을 같은 형식으로 이어 붙이면 내년에는 두 해를 견줄 수 있습니다. 아래 항목을 같은 문서에 남기고, 담당자가 바뀌면 함께 넘깁니다.
- 달별, 진료별 문의 수와 매체별 경로
- 경로를 확인할 수 없는 문의 수
- 진료, 진료 시간, 매체, 경로 기록 방식을 바꾼 날짜
- 지난해 기록으로 정한 올해 초안과 시험으로 남긴 항목
새 담당자는 셋째 항목부터 읽어, 기록을 읽을 때 조건이 달라진 달을 놓치지 않게 합니다. 올해 새로 생긴 변화도 생길 때마다 셋째 항목에 날짜와 함께 이어서 남깁니다.
지난해 문의 기록 활용 자주 묻는 질문
Q1. 지난해 매체별 광고비 기록이 없으면 어떻게 하나요?
A1. 광고 관리 화면의 보고서에서 지난 기간의 광고비가 남아 있는지 먼저 찾습니다. 찾을 수 없다면 지난해 기록은 문의 수와 경로만으로 정리하고, 광고비와 함께 판단하는 일은 올해 기록이 모인 뒤로 미룹니다. 세금 계산서나 결제 내역처럼 병원 안에 남은 지출 기록이 있다면 달별 합계만이라도 표에 옮겨 참고합니다. 조회할 수 있는 기간은 광고 관리 화면에서 확인합니다.
Q2. 지난해 휴진이나 이전처럼 특별한 일이 있던 달은 어떻게 하나요?
A2. 그 달은 달별 표에 표시해 두고 올해 초안의 근거에서 뺍니다. 특별한 일이 있던 달의 문의 수로 예산을 줄이거나 늘리면, 올해 같은 달에도 같은 일이 있었던 것처럼 계획하게 될 수 있습니다. 빠진 달은 앞뒤 달의 기록을 참고하되 그 사실을 초안에 함께 남깁니다. 휴진한 날이 며칠뿐이라면 그 날짜만 빼고 나머지 날의 기록을 쓰는 방법도 있습니다.
Q3. 기록이 여러 해 있으면 모두 합쳐서 쓰나요?
A3. 합치기 전에 해마다 조건이 얼마나 달랐는지부터 따집니다. 조건이 크게 달랐던 해는 합치지 않고 따로 두며, 조건이 비슷한 해끼리만 나란히 놓습니다. 오래된 기록일수록 달라진 조건이 많을 수 있어, 가장 최근 해의 기록을 중심으로 읽습니다. 여러 해를 나란히 놓을 때도 해마다 바꾼 날짜 목록을 함께 붙여, 어느 해의 어느 달이 다른 조건이었는지 보이게 합니다.
Q4. 지난해보다 문의를 늘리는 목표를 정해도 되나요?
A4. 정할 수는 있지만 목표의 근거가 지난해 기록만이라면, 올해 달라진 조건이 목표에 어떤 영향을 줄지 함께 기록합니다. 새 진료나 진료 시간 변경처럼 문의를 늘릴 수 있는 변화가 있다면 그 부분을 목표에 따로 표시합니다. 목표의 크기는 병원이 정하고, 목표를 정한 날짜와 근거가 된 기록도 함께 남깁니다.
Q5. 경로를 확인할 수 없는 문의가 많으면 지난해 기록을 쓰지 말아야 하나요?
A5. 쓰지 않을 필요는 없지만, 매체별 판단에는 경로가 확인된 문의만 씁니다. 확인할 수 없는 문의가 많았던 기간은 달별 문의 수처럼 경로와 관계없는 판단에만 쓰고, 올해부터는 접수 때 경로를 묻는 문장을 정해 기록을 보완합니다.
올해가 끝난 뒤 두 해를 나란히 놓는 정리
올해 기록이 모이면 지난해 표 옆에 올해 표를 나란히 놓고, 조건이 같은 달끼리 문의 수와 경로를 견줍니다. 두 해가 비슷하게 나온 부분은 다음 해 초안의 근거로 쓰고, 다르게 나온 부분은 그 사이 달라진 조건을 먼저 찾습니다. 두 해를 정리하는 시기는 병원이 정합니다. 정리가 끝나면 올해 초안에서 시험으로 남겼던 항목이 어떻게 되었는지도 함께 표시해, 다음 해에 같은 시험을 되풀이하지 않게 합니다. 나란히 놓은 표는 원장에게 올해 결과를 알릴 때도 같은 형식으로 씁니다.