개원일에서 거꾸로 세는 준비 기간
개원을 앞둔 병원의 옥외 광고 게재 시작일은 개원일 하루를 기준으로 정하지 않고, 개원일에서 거꾸로 준비 기간을 세어 정합니다. 광고 문구가 의료광고 사전심의 대상인지 확인하고 심의를 받는 기간, 광고물의 허가나 신고에 걸리는 기간, 원하는 위치를 매체에서 예약하는 기간, 제작과 게재에 걸리는 기간을 각각 물어 더하면 늦어도 언제 준비를 시작해야 하는지가 나옵니다.
시작일을 개원 전으로 잡을지 개원 뒤로 잡을지는 개원 전에 병원이 받을 수 있는 것이 있는지로 정합니다. 개원 전부터 전화 상담이나 예약을 받을 수 있다면 개원 몇 주 전에 거는 것이 맞을 수 있고, 개원 전에는 전화를 받을 사람이 없다면 광고를 본 사람이 연락해도 닿지 않으므로 개원일 무렵에 거는 편이 낫습니다.
개원일이 흔들릴 수 있는지도 함께 따집니다. 공사, 장비 설치, 의료기관 개설 절차가 늦어지면 개원일이 밀릴 수 있는데, 옥외 광고는 한 번 걸리면 문구를 바꾸는 데 시간과 비용이 듭니다. 개원일이 확정되지 않았다면 날짜 대신 병원 이름과 위치, 문을 여는 달 정도만 넣거나, 날짜를 넣은 광고는 개원일이 확정된 뒤에 겁니다.
거꾸로 셀 때는 모든 기간에 여유를 조금씩 더하기보다, 늦어질 수 있는 일을 표에 따로 표시합니다. 모든 기간에 여유를 더하면 준비를 너무 일찍 시작해 개원 전 한참 동안 광고비만 쓰게 될 수 있고, 여유를 전혀 두지 않으면 한 곳만 늦어져도 시작일을 놓칩니다.
게재 시작일 후보마다 맞는 경우
| 시작일 후보 | 맞는 경우 | 조심할 것 |
|---|---|---|
| 개원 몇 주 전 | 개원 전부터 상담이나 예약을 받을 수 있음 | 개원일이 밀리면 문구 속 날짜가 틀린 안내가 됨 |
| 개원 직전 주 | 개원일이 확정되었고 준비가 거의 끝남 | 매체의 게재 시작 주기와 맞지 않을 수 있음 |
| 개원일 당일 | 개원 전에는 연락을 받을 수 없음 | 개원 첫 주에 광고를 본 사람이 몰리면 응대가 밀림 |
| 개원 몇 주 뒤 | 개원 초기 운영을 먼저 안정시키려 함 | 개원 소식이 필요한 시기를 놓칠 수 있음 |
첫째 줄은 입원이나 수술처럼 상담을 거쳐 결정하는 진료에서 자주 검토됩니다. 상담에 시간이 걸리는 진료라면 개원 전부터 광고를 보고 상담을 시작한 사람이 개원 뒤에 입원이나 진료로 이어질 수 있기 때문입니다. 셋째 줄은 광고가 알린 병원을 찾아왔을 때 첫 응대가 흐트러지지 않도록 개원 첫 주의 접수 인력을 함께 정합니다.
시작일을 정하는 다섯 단계
- 개원일을 흔들 수 있는 일을 적어 두고, 그 가운데 병원이 정할 수 없는 일이 있는지 원장과 확인합니다.
- 문구 심의, 광고물 허가나 신고, 매체 예약, 제작과 게재에 걸리는 기간을 각각 기관과 매체에 물어 한 표에 넣습니다.
- 둘째 단계의 기간을 개원일에서 거꾸로 세어, 준비를 시작할 날과 게재 시작일의 후보를 정합니다.
- 개원 전에 걸기로 했다면 광고를 보고 연락할 사람을 받을 전화와 응대 담당을 게재 시작일 전에 갖춥니다.
- 개원일이 밀릴 때 광고물을 어떻게 바꿀지, 바꾸는 비용은 누가 내는지를 매체와 계약서에 넣습니다.
첫째 단계에서 병원이 정할 수 없는 일이 하나라도 있으면, 셋째 단계에서 정한 시작일에 날짜를 넣은 광고를 걸지 않습니다. 날짜를 뺀 문구로 먼저 걸고, 개원일이 확정되면 날짜를 넣은 광고로 바꾸거나 다른 매체에서 날짜를 알립니다.
넷째 단계의 응대 준비는 전화번호 하나로 끝나지 않습니다. 개원 전에 무엇을 안내할 수 있고 무엇은 개원 뒤에 답해야 하는지를 한 장으로 정리해 응대 담당에게 건네고, 게재 시작일 전날 함께 읽으며 빠진 물음이 없는지 맞춥니다.
거꾸로 셀 때 넣을 네 가지 기간
둘째 단계의 표에는 아래 기간을 넣고, 기간은 짐작하지 말고 각 기관과 매체에 물어 받은 답으로 채웁니다.
| 할 일 | 기간을 물을 곳 | 늦어지면 생기는 일 |
|---|---|---|
| 문구의 의료광고 심의 | 심의 기관 | 심의가 끝나기 전에는 문구를 확정할 수 없음 |
| 광고물 허가나 신고 | 관할 시·군·구 | 절차 없이 걸 수 없음 |
| 원하는 위치의 예약 | 매체 운영사 | 그 시기에 원하는 위치가 차 있을 수 있음 |
| 제작과 게재 | 제작 업체와 매체 | 매체의 게재 시작 주기에 맞추지 못하면 다음 주기로 밀림 |
넷째 줄의 게재 시작 주기는 매체마다 달라, 한 달에 한 번이나 정해진 요일에만 광고를 새로 거는 매체도 있을 수 있습니다. 개원일 무렵에 걸고 싶다면 그 무렵의 게재 시작일이 언제인지부터 묻고, 그 날짜에서 다시 거꾸로 셉니다. 첫째 줄의 심의는 문구를 고치라는 결과가 나오면 다시 받아야 할 수 있어, 한 번에 통과하는 것을 전제로 세지 않습니다.
게재 시작일을 거꾸로 센 요양병원 사례
아래는 이해를 돕기 위한 가상 사례입니다. 개원을 앞둔 한 요양병원의 원장은 개원 한 달 전부터 병원 근처 정류장 쉘터에 광고를 걸고 싶어 했습니다. 광고와 접수를 함께 맡은 접수 직원은 앞의 순서대로 먼저 개원일을 흔들 수 있는 일을 적었고, 의료기관 개설 절차가 끝나는 날을 병원이 정할 수 없다는 것을 확인했습니다.
접수 직원은 심의 기관과 관할 구청, 매체 운영사, 제작 업체에 기간을 물어 표에 넣었습니다. 매체는 정해진 날에만 광고를 새로 걸었는데, 원장이 원한 날에 가장 가까운 게재 시작일은 개원 약 세 주 전이었습니다. 개원일이 흔들릴 수 있었으므로 원장은 날짜 대신 병원 이름과 위치, 입원 상담 예약을 받는다는 문구로 그날부터 걸기로 했습니다. 입원 상담은 보호자가 먼저 전화하는 경우가 많아, 접수 직원은 게재 전에 상담 전화를 받을 번호와 개원 전 안내할 수 있는 범위를 정리했습니다. 날짜를 넣지 않았어도 개원일이 밀려 문구를 변경해야 할 때의 비용 부담은 계약서에 넣었습니다.
개원일은 실제로 한 주 밀렸지만 광고에 날짜가 없어 광고물을 바꾸지 않았습니다. 개원 전에 상담 예약 문의가 들어왔으나, 병원이 새로 생긴다는 소식이 지역에 이미 알려져 있어 접수 직원은 문의를 광고 덕으로만 보지 않았습니다. 개원 전 상담 문의가 개원 뒤 입원으로 이어졌는지 잇는 기록 방법을 정하지 못했다는 점과, 개원 직전까지 지도에 병원 정보가 올라가지 않아 광고를 보고 지도에서 찾은 사람이 병원을 찾지 못했을 수 있다는 점이 남은 문제였습니다.
개원 전 광고와 지도 정보의 순서
개원 전에 옥외 광고를 걸면, 광고를 본 사람은 그곳에서 바로 전화하기보다 나중에 지도에서 병원 이름을 찾아볼 수 있습니다. 이때 지도에 병원이 아직 없으면 광고가 알린 이름을 찾지 못하고, 비슷한 이름의 다른 병원으로 가거나 찾기를 그만둘 수 있습니다. 그래서 광고 게재 시작일과 함께 지도 정보를 언제 올릴 수 있는지도 같은 표에 넣어 순서를 맞춥니다.
지도 서비스에 개원 전 병원을 언제부터 올릴 수 있는지, 올린 정보가 검토를 거쳐 보이기까지 얼마나 걸리는지는 서비스의 안내에서 확인합니다. 개원 전에 올릴 수 있다면 개원일과 진료 시간이 정해지는 대로 반영하고, 아직 문을 열지 않았다는 사실을 함께 알릴 수 있는지도 확인합니다. 개원을 앞둔 병원이 지도 정보를 언제 어떤 순서로 올리는지는 병원 플레이스 등록에서 따로 다룹니다.
개원 옥외 광고 시작일 자주 묻는 질문
Q1. 개원 날짜를 옥외 광고에 크게 쓰면 안 되나요?
A1. 개원일이 확정되었고 바뀔 여지가 없을 때에만 넣습니다. 날짜는 광고에서 가장 먼저 틀린 안내가 되는 정보라, 확정 전이라면 문을 여는 달이나 병원 이름과 위치만 넣고 날짜는 병원이 바로 고칠 수 있는 안내 페이지에서 알립니다. 확정된 뒤에 쓰더라도 개원 당일 진료 시간처럼 첫 주에 바뀔 수 있는 정보는 함께 넣지 않습니다.
Q2. 개원 무렵 원하는 광고 위치가 없으면 개원 소식은 무엇으로 알리나요?
A2. 다음 게재 시작일까지 기다릴지, 다른 위치로 바꿀지를 개원 전에 병원이 받을 수 있는 것과 함께 따집니다. 개원 소식은 건물 현수막이나 지도 정보처럼 병원이 준비할 수 있는 다른 방법으로 먼저 알리고, 옥외 광고는 원하는 위치가 비는 때에 맞춰 겁니다.
Q3. 개원 뒤 몇 주까지 옥외 광고를 이어 가나요?
A3. 계약 기간 안에서 개원 첫 주와 그 뒤의 문의를 나누어 기록하고, 개원 소식이 필요한 시기가 지나면 문구를 병원 이름과 진료, 위치 안내로 바꿀지 정합니다. 이어 갈 기간은 예시로 정하지 않고 병원이 문의 기록을 보고 정합니다. 개원 첫 주의 문의마다 광고를 보고 연락했는지 접수에서 물어 두면 이 판단에 쓸 수 있습니다.
Q4. 매체가 광고를 정해진 날에만 새로 걸면 개원일과 어떻게 맞추나요?
A4. 개원일 앞뒤의 게재 시작일을 먼저 받아, 개원 전에 받을 수 있는 것이 있다면 앞의 날을, 없다면 뒤의 날을 택합니다. 어느 쪽이든 그 날짜에서 거꾸로 세어 심의와 제작이 제때 끝나는지 확인합니다.
Q5. 입원 상담이 긴 병원은 광고를 더 일찍 시작해야 하나요?
A5. 상담에서 입원까지 시간이 걸리는 병원이라면 개원 전부터 상담을 받을 수 있을 때 일찍 시작하는 쪽을 검토합니다. 다만 개원 전 상담에서 안내할 수 있는 범위를 먼저 정하고, 개원일이 확정되기 전에는 입원 날짜를 약속하지 않습니다. 개원 전 상담을 받은 사람의 연락처와 상담 날짜는 병원이 정한 방식으로 기록해, 개원 뒤 다시 연락할 때 쓰게 합니다.
개원 뒤 돌아볼 것
개원 뒤 두어 달이 지나면 게재 시작일과 실제 개원일, 개원 전과 개원 첫 달의 문의 기록, 광고물을 바꾼 일이 있었는지를 한 장으로 정리합니다. 준비 기간 가운데 예상보다 오래 걸린 것이 무엇이었는지도 함께 남기면, 다음에 이전이나 새 진료를 알릴 때 거꾸로 셀 기간을 더 정확히 잡을 수 있습니다. 정리 시기는 예시이며 병원이 정합니다.
정리한 표는 개원 준비 기록과 함께 보관합니다. 병원을 옮기거나 분원을 열 때 같은 매체와 같은 기관을 다시 만나게 될 수 있어, 지난번에 물어 받은 기간과 절차가 그대로 출발점이 됩니다.