흐름마다 정하는 칸과 원본에만 두는 개인정보
병원 광고 성과 자료의 개인정보는 자료가 흘러가는 길마다 남길 칸을 정하고, 사람을 알아볼 수 있는 칸은 신청 목록과 접수 기록 같은 원본에만 두는 방식으로 다룹니다. 광고 성과를 셈하는 데 필요한 것은 날짜와 시각, 광고 경로, 진료 구분, 신환 여부 정도이고, 이름이나 연락처, 생년월일, 증상을 적은 문장은 셈에 쓰이지 않습니다. 셈에 쓰이지 않는 칸을 셈표와 보고서로 옮기면, 그 자료를 보는 사람만큼 개인정보가 퍼집니다. 반대로 셈에 필요한 칸만 옮겨도 광고 성과를 판단하는 데는 모자람이 없으므로, 칸을 줄이는 일이 성과 판단을 어렵게 만들지는 않습니다.
성과 자료는 보통 원본, 셈표, 집계를 차례로 거칩니다. 접수 담당이 쓰는 신청 목록과 접수 기록이 원본이고, 광고 담당이 여기서 셈에 필요한 칸만 옮겨 병원 셈표를 만들며, 원장과 대행사에게는 셈표를 모은 집계가 갑니다. 갈수록 자료를 보는 사람이 넓어지므로, 남기는 칸은 갈수록 줄어야 합니다. 원본에서 셈표로 옮길 때 사람을 알아볼 수 있는 칸을 빼고, 셈표에서 집계로 모을 때 줄마다의 기록을 빼는 것이 기본입니다.
어떤 자료를 어디까지 넘겨도 되는지, 대행사에 자료를 맡기는 일이 어떤 절차를 거쳐야 하는지는 개인정보 보호법과 관련될 수 있어 조문과 개인정보보호위원회 안내를 기준으로 병원에서 확인합니다. 이 글은 그 확인 뒤에 병원 안에서 자료를 다루는 순서를 다룹니다.
네 가지 자료의 흐름표
| 자료 | 보는 사람 | 남길 칸 | 빼는 칸 |
|---|---|---|---|
| 신청 목록과 접수 기록 | 접수 담당 | 연락과 진료에 필요한 칸 | 없음, 원본은 병원 안에만 둠 |
| 병원 셈표 | 광고 담당, 원장 | 날짜와 시각, 광고 경로, 진료 구분, 신환 여부, 접수 번호 | 이름, 연락처, 생년월일, 증상을 적은 문장 |
| 대행사에 보내는 자료 | 대행사 | 기간별, 날짜와 시각별 수 | 줄마다의 기록, 접수 번호 |
| 원장 보고서 | 원장 | 기간별, 경로별 수와 흐름 | 줄마다의 기록 |
둘째 줄의 접수 번호는 셈표의 줄을 원본과 다시 맞댈 때만 쓰는 칸입니다. 번호만으로는 누구인지 알 수 없고, 번호로 원본을 찾을 수 있는 사람은 접수 담당뿐이게 합니다. 셋째 줄에서 접수 번호까지 빼는 것은, 대행사가 그 번호로 병원의 원본을 요청할 까닭을 만들지 않기 위해서입니다. 대행사가 광고의 전환과 병원 문의를 맞대고 싶어 한다면 날짜와 시각별 수로도 맞댈 수 있습니다. 넷째 줄의 원장 보고서에서도 한두 건뿐인 칸은 그 칸만 보고 누구인지 짐작할 수 있는 경우가 있어, 그런 칸은 이웃한 칸과 묶어 보여 줍니다.
성과 자료를 다루는 다섯 단계
- 광고 성과 자료가 원본에서 셈표, 집계로 흘러가는 길을 그리고, 자료마다 보는 사람을 정합니다.
- 앞의 표에 따라 자료마다 남길 칸과 빼는 칸을 정해 셈표의 양식을 만듭니다.
- 원본에서 셈표로 옮길 때 빼는 칸은 옮기지 않고, 원본 파일을 셈표 폴더에 복사하지 않습니다.
- 대행사와 원장에게는 셈표를 모은 집계만 보내고, 줄마다의 기록을 요청받으면 까닭을 듣고 원장과 정합니다.
- 자료마다 보관할 기간과 폴더를 열 수 있는 사람을 정하고, 기간이 지나 처리한 날을 흐름표에 남깁니다.
셋째 단계에서 원본 파일을 복사하지 않는 까닭은, 한 번 복사된 파일은 원본을 고치거나 처리해도 그대로 남기 때문입니다. 셈표는 원본을 보면서 필요한 칸만 새로 채워 만들고, 원본을 통째로 붙여 넣은 뒤 칸을 지우는 방식은 쓰지 않습니다. 지운 칸이 파일의 다른 곳에 남는 일이 있어서입니다. 넷째 단계에서 줄마다의 기록이 꼭 필요하다는 요청이 오면, 무엇을 확인하려는지 듣고 집계로 대신할 수 있는지부터 찾습니다. 첫째 단계에서 길을 그릴 때는 파일이 실제로 오가는 방법도 함께 남깁니다. 메일에 붙여 보내는지, 공유 폴더에 올리는지, 메신저로 주고받는지에 따라 자료가 남는 곳이 달라지고, 남는 곳이 늘어날수록 처리할 때 찾아야 할 곳도 늘어납니다. 오가는 방법이 여럿이라면 하나로 줄이는 것부터 정합니다. 둘째 단계의 양식은 칸 이름만 정하지 않고, 칸마다 무엇을 어떤 모양으로 채우는지를 한 줄씩 함께 남깁니다. 진료 구분을 증상 문장으로 채우는 일이 생기지 않게 하려는 것입니다. 다섯째 단계의 보관 기간과 처리 방법도 병원의 기준과 법 확인을 따릅니다.
흐름표 옆에 남길 네 칸
다섯째 단계에서 자료 흐름표 옆에 남기는 관리 칸은 자료 하나에 한 줄로 아래와 같습니다.
| 칸 | 채우는 내용 |
|---|---|
| 자료와 폴더 | 자료 이름과 보관하는 폴더 |
| 열 수 있는 사람 | 폴더를 열 수 있는 사람의 이름이나 직책 |
| 보관 기간 | 병원이 정한 보관 기간과 근거 |
| 처리한 날 | 기간이 지나 처리한 날과 처리한 사람 |
둘째 칸은 사람이 바뀔 때마다 고칩니다. 그만둔 직원이 셈표 폴더를 여전히 열 수 있는 일이 흔하기 때문입니다. 넷째 칸이 비어 있는 줄은 보관 기간이 지났는지 달마다 한 번 확인합니다. 셋째 칸의 근거에는 병원이 정한 기준 문서의 이름을 남겨, 기준이 바뀌었을 때 어느 자료의 기간을 함께 고쳐야 하는지를 찾을 수 있게 합니다.
가상 사례: 안과 접수 직원의 성과 자료 정리
아래는 이해를 돕기 위한 가상 사례입니다. 한 안과의 광고를 맡은 대행사가 전환과 병원 문의를 맞추겠다며, 신청 목록을 매주 파일로 보내 달라고 요청했습니다. 신청 목록에는 이름과 연락처, 문의 내용이 들어 있었고, 접수 직원은 보내기 전에 원장과 상의했습니다.
접수 직원은 먼저 성과 자료가 흘러가는 길을 그려, 신청 목록은 자신이, 셈표는 광고를 함께 보는 실장과 원장이, 집계는 대행사가 본다고 정했습니다. 그동안 대행사와는 메일과 메신저로 파일을 주고받아 왔는데, 집계를 보내는 길은 공유 폴더 하나로 줄이기로 했습니다. 대행사에게 무엇을 맞추려는지 묻자 광고그룹별로 전환과 문의의 차이를 보고 싶다고 했고, 이는 병원이 날짜와 시각별 문의 수를 보내면 대행사가 자기 쪽 광고그룹별 전환 시각과 맞댈 수 있었습니다. 그래서 원장과 상의해 신청 목록 대신 날짜와 시각, 광고 경로, 진료 구분, 신환 여부만 담은 셈표를 만들고, 대행사에게는 그 셈표를 모은 주간 집계를 보내기로 했습니다. 셈표를 만들다 보니 공유 폴더에 지난해 광고 담당이 만든 신청 목록의 사본이 남아 있었고, 그 폴더를 그만둔 직원도 열 수 있었습니다. 접수 직원은 사본을 병원의 보관 기준에 따라 처리하고 처리한 날을 흐름표에 남겼으며, 폴더를 열 수 있는 사람도 다시 정했습니다.
남은 문제는 대행사와의 계약이었습니다. 대행사가 병원 자료를 다루는 범위와 방법이 계약에 적혀 있는지 원장이 확인해야 했고, 집계만 보내기로 한 뒤에도 대행사가 광고 관리 화면에서 볼 수 있는 자료가 무엇인지 따로 알아내야 했습니다. 셈표를 만든 첫 주에는 원본에서 칸을 가려 옮기는 데 시간이 걸려, 접수가 많은 날에는 셈표가 하루씩 늦게 채워졌고 이를 줄이는 방법도 찾아야 했습니다.
밖으로 보여야 할 병원 정보
성과 자료에서 환자 정보를 병원 안에 두는 것과 달리, 진료 시간과 위치, 전화번호 같은 병원 자체의 정보는 밖에서 정확히 보여야 합니다. 성과 자료를 정리하다 병원 정보가 바뀐 곳을 찾았다면, 그 정보가 광고 밖에서도 새것으로 보이는지 함께 확인할 일입니다. 광고 밖, 특히 AI 답변에 나오는 병원 정보가 지금의 정보와 맞는지 확인하는 방법은 병원 정보 오류 진단에서 따로 다룹니다.
광고 성과 자료 개인정보 자주 묻는 질문
Q1. 광고 관리 화면에서 내려받은 보고서에도 개인정보가 들어 있나요?
A1. 매체의 광고 보고서는 대개 노출, 클릭, 전환 같은 수를 담습니다. 다만 매체와 보고서 종류에 따라 담기는 칸이 다를 수 있으므로, 처음 내려받을 때 칸을 한 번 읽어 사람을 알아볼 수 있는 칸이 없는지 확인하고, 있다면 흐름표의 원본과 같은 곳에 보관합니다.
Q2. 셈표에 접수 번호를 남겨도 되나요?
A2. 셈표의 줄을 원본과 다시 맞댈 일이 있다면 남깁니다. 번호로 원본을 찾을 수 있는 사람은 접수 담당뿐이게 하고, 셈표를 모은 집계로 넘어갈 때는 번호를 빼고 넘깁니다.
Q3. 성과 자료 폴더는 누가 열 수 있게 하나요?
A3. 자료마다 보는 사람을 정한 대로 폴더를 나눕니다. 원본 폴더는 접수 담당, 셈표 폴더는 광고 담당과 원장, 집계 폴더는 대행사까지 열 수 있게 하고, 한 폴더에 섞지 않습니다. 대행사가 열 수 있는 폴더에는 집계 말고 다른 파일을 올리지 않습니다.
Q4. 쓰임이 끝난 신청 목록 파일은 어떻게 하나요?
A4. 병원이 정한 보관 기간과 처리 방법을 따르고, 처리한 날과 처리한 사람을 흐름표에 남깁니다. 보관 기간과 처리 방법을 정하는 일도 개인정보 보호법과 관련될 수 있어 조문과 개인정보보호위원회 안내를 기준으로 병원에서 확인합니다.
Q5. 신청 내용을 휴대전화로 찍어 동료에게 보내도 되나요?
A5. 보내지 않습니다. 사진은 개인 기기와 대화방에 남아, 원본을 처리해도 사라지지 않습니다. 동료에게 알릴 일이 있으면 접수 번호로 원본을 찾게 하거나, 필요한 내용만 말로 전합니다.
흐름표를 이어서 관리하는 방법
자료 흐름표는 새 광고를 시작하거나 새 매체를 더하거나 대행사를 바꾸거나 셈표의 칸을 고칠 때마다 다시 읽습니다. 분기마다 한 번 모든 자료 폴더를 열 수 있는 사람의 목록과 보관 기간이 지난 자료를 확인하고, 처리한 날을 남깁니다. 접수 담당이나 광고 담당이 바뀌면 흐름표와 폴더 권한을 함께 넘기고, 떠나는 사람의 권한은 그날 회수합니다. 셈표의 칸을 새로 더하자는 요청이 오면, 그 칸이 셈에 꼭 필요한지와 사람을 알아볼 수 있는 칸이 아닌지를 먼저 확인한 뒤 더합니다. 점검 주기는 예시이며 병원이 정합니다.