질문을 정하고 보기 권한과 자료 묶음 준비
외부 컨설턴트에게 광고 성과 진단을 받기 전에 병원이 준비할 것은 점검으로 알고 싶은 질문, 보기만 할 수 있는 권한, 병원 기준의 자료 묶음이며, 가장 먼저는 질문입니다. 광고가 잘되고 있는지 알려 달라는 부탁은 범위가 넓어, 컨설턴트는 자신이 익숙한 부분만 보고 결론을 내리기 쉽습니다. 비염 광고그룹의 문의 한 건당 광고비가 지난 분기에 오른 까닭, 대행사의 운영 방식이 병원의 목표와 맞는지처럼 병원이 판단해야 할 일을 질문으로 정해 건네면, 점검의 범위와 결과가 그 질문에 맞춰집니다.
질문이 정해지면 그 질문에 답하는 데 필요한 것만 준비합니다. 광고 계정은 보기만 할 수 있는 권한으로 열어 주고, 설정을 바꿀 수 있는 권한은 주지 않습니다. 점검하는 동안 설정이 바뀌면 점검한 것이 무엇이었는지 흐려지기 때문입니다. 계정의 권한을 어떤 방식으로 나눠 줄 수 있는지는 매체의 공식 안내에서 확인합니다. 광고 계정만으로는 알 수 없는 것, 곧 병원 기준의 문의 집계와 병원 사정의 변화는 병원이 따로 묶어 건넵니다.
결과를 받는 형식도 미리 정합니다. 발견한 것, 그 근거, 권하는 조치, 병원이 정해야 할 것을 나눠 받으면, 결과를 읽은 뒤 원장이 무엇을 정해야 하는지가 분명해집니다. 점검이 끝나면 열어 준 권한과 건넨 자료를 거둬들이는 일까지가 준비에 들어갑니다. 권한을 열어 준 채로 두면 점검이 끝난 뒤에도 병원 밖의 사람이 광고 계정을 볼 수 있는 상태가 이어집니다.
점검 전에 준비할 다섯 가지
| 준비할 것 | 담는 내용 | 준비하는 사람 |
|---|---|---|
| 점검 질문 | 병원이 판단해야 할 일을 질문으로 쓴 목록 | 원장 |
| 계정 권한 | 보기만 할 수 있는 권한, 열어 준 날과 거둘 날 | 광고 담당 |
| 자료 묶음 | 광고 설정 요약, 변경 기록, 병원 기준의 월별 문의 집계 | 광고 담당 |
| 병원 사정 메모 | 휴진, 진료 시간 변경, 의료진 변화, 계절의 흐름 | 원장과 광고 담당 |
| 결과 형식 | 발견, 근거, 권하는 조치, 병원이 정할 것을 나눈 양식 | 원장 |
셋째 줄의 문의 집계는 월별, 진료별 수로 건네고, 신청 목록 같은 원본은 건네지 않습니다. 어떤 자료를 외부에 건네도 되는지는 개인정보 보호법과 관련될 수 있어 조문과 개인정보보호위원회 안내를 기준으로 병원에서 확인합니다. 넷째 줄의 병원 사정 메모는 광고 계정에 남지 않는 것이라, 이것이 없으면 컨설턴트는 숫자의 변화를 모두 광고의 탓으로 읽기 쉽습니다. 둘째 줄의 거둘 날은 권한을 열어 줄 때 미리 정해야 잊지 않고, 거둘 날이 지나면 광고 담당이 그날 거둬들입니다.
점검을 준비하고 마무리하는 다섯 단계
- 원장이 점검으로 알고 싶은 질문을 정하고, 결과를 받을 양식을 함께 정합니다.
- 광고 담당이 광고 계정에 보기만 할 수 있는 권한을 열어 주고, 열어 준 날과 거둘 날을 점검 기록표에 남깁니다.
- 광고 담당이 질문에 필요한 기간의 설정 요약, 변경 기록, 병원 기준의 월별 문의 집계를 묶고, 원장과 병원 사정 메모를 씁니다.
- 대행사에 점검이 있다는 것과 점검 기간을 알리고, 그 기간에 설정을 바꾸면 날짜와 내용을 남겨 달라고 요청합니다.
- 결과를 받으면 병원이 정할 것을 원장과 가리고, 정한 날에 권한과 자료를 거둬들인 뒤 점검 기록표를 마무리합니다.
첫째 단계의 질문은 두세 개로 좁히는 편이 결과가 훨씬 분명해집니다. 셋째 단계의 기간은 질문에 필요한 기간과, 그 기간과 같은 길이의 앞 기간을 함께 넣어 컨설턴트가 변화를 견줄 수 있게 합니다. 넷째 단계에서 대행사에 알리는 것은, 점검 중에 대행사가 설정을 바꾸면 점검 결과와 지금의 설정이 어긋나기 때문입니다. 네이버 검색광고의 변경 이력에는 계정의 변경이 남는다고 안내되므로, 점검 기간의 변경은 그 기록으로도 확인할 수 있습니다. 다섯째 단계에서 거둬들이는 것은 계정 권한과 공유 폴더의 접근이며, 건넨 자료의 사본을 어떻게 할지는 점검을 맡길 때 컨설턴트와 미리 정합니다.
점검 기록표의 다섯 칸
둘째 단계부터 다섯째 단계까지 쓰는 점검 기록표는 점검 한 번에 한 장으로 아래 칸을 채웁니다.
| 칸 | 채우는 내용 |
|---|---|
| 점검 질문과 기간 | 원장이 정한 질문과 점검 기간 |
| 권한 | 열어 준 권한의 범위, 열어 준 날, 거둔 날 |
| 건넨 자료 | 건넨 자료의 이름과 기간, 건넨 날 |
| 점검 중 변경 | 점검 기간에 대행사나 병원이 바꾼 설정과 날짜 |
| 결과와 병원의 결정 | 받은 결과의 요지와 원장이 정한 것 |
넷째 칸이 비어 있지 않다면, 다섯째 칸의 결과를 읽을 때 그 변경이 점검한 숫자에 섞였는지를 먼저 확인합니다. 둘째 칸의 거둔 날이 비어 있는 기록표는 점검이 끝나지 않은 것으로 여깁니다. 다섯째 칸에는 결과를 그대로 옮기지 않고, 원장이 받아들인 것과 받아들이지 않은 것을 나눠 남깁니다. 받아들이지 않은 권고에도 그 까닭을 한 줄 남기면, 다음 점검에서 같은 권고가 다시 나왔을 때 처음부터 따지지 않아도 됩니다.
이비인후과 간호부장이 외부 점검을 준비한 가상 사례
아래는 이해를 돕기 위한 가상 사례입니다. 한 이비인후과의 원장은 아는 사람의 소개로 광고 컨설턴트에게 광고 성과 점검을 맡기기로 했고, 광고 기록을 맡은 간호부장이 준비를 맡았습니다. 컨설턴트는 광고 계정의 관리자 권한과 신청 목록 파일을 보내 달라고 했습니다.
간호부장은 먼저 원장과 점검 질문을 정했습니다. 비염 광고그룹의 문의 한 건당 광고비가 지난 분기에 오른 까닭과, 대행사가 입찰가를 조정하는 방식이 병원의 목표와 맞는지였습니다. 결과는 발견, 근거, 권하는 조치, 병원이 정할 것을 나눈 양식으로 받기로 했습니다. 권한은 관리자 권한 대신 보기만 할 수 있는 권한으로 열어 주고, 열어 준 날과 거둘 날을 점검 기록표에 남겼습니다. 신청 목록 대신 질문에 필요한 지난 두 분기의 월별, 진료별 문의 집계와 광고 설정 요약, 변경 기록을 묶어 공유 폴더로 건넸고, 건넨 자료의 사본은 점검이 끝나면 지운다고 컨설턴트와 미리 정했으며, 원장과 함께 지난 분기에 봄철 비염 환자가 몰렸던 것과 진료 시간을 늘린 날을 병원 사정 메모로 썼습니다. 대행사에는 점검 기간을 알리고 설정을 바꾸면 남겨 달라고 요청했습니다. 결과를 받은 뒤 원장은 병원이 정할 것 가운데 입찰가 조정 주기를 대행사와 다시 정하기로 했고, 간호부장은 정한 날에 권한과 공유 폴더 접근을 거둬들이고, 사본을 지웠다는 확인을 컨설턴트에게서 받아 기록표를 마무리했습니다.
남은 문제는 점검 중의 변경이었습니다. 점검 기간에 대행사가 비염 광고그룹의 하루예산을 한 번 바꿨고, 그 변경이 점검 결과의 숫자에 얼마나 섞였는지는 컨설턴트에게 다시 물어야 했습니다. 컨설턴트가 점검 질문 밖에서 야간 광고의 노출 시간이 병원 진료 시간과 맞지 않는다고 덧붙여 알려 와, 이를 다음 점검의 질문으로 넣을지 원장이 정해야 했습니다.
점검 범위 밖에 있는 것
컨설턴트의 점검은 광고 계정과 병원이 건넨 자료 안에서 이뤄집니다. 광고 밖에서 병원 정보가 틀리게 보여 문의가 줄었다면, 그 까닭은 광고 계정 어디에도 남지 않아 점검에서 드러나지 않을 수 있습니다. 점검 질문을 정할 때 이런 까닭이 의심된다면 따로 확인할 일로 남깁니다. 점검 범위 밖, 곧 AI 답변에 나오는 병원 정보가 틀렸는지 확인하는 방법은 병원 정보 오류 진단에서 따로 다룹니다.
광고 성과 외부 점검 자주 묻는 질문
Q1. 컨설턴트가 설정을 직접 고쳐 보겠다고 하면 맡겨도 되나요?
A1. 점검 중에는 맡기지 않습니다. 고친 뒤의 숫자와 고치기 전의 숫자가 섞여 점검 결과를 읽기 어려워지고, 광고를 운영하는 대행사와 책임이 겹칩니다. 고칠 것이 있다면 권하는 조치로 받고, 병원이 정한 뒤 운영하는 쪽이 고칩니다.
Q2. 대행사에 점검 사실을 알리면 관계가 나빠지지 않을까요?
A2. 알리지 않고 점검하다 대행사가 설정을 바꾸면 결과가 흐려지므로, 점검의 목적이 병원의 판단을 돕는 것이라고 밝혀 알립니다. 결과 가운데 대행사와 관계된 것은 병원이 정한 뒤 대행사와 함께 읽는 날을 정합니다.
Q3. 점검 결과가 대행사의 설명과 다르면 어느 쪽을 따르나요?
A3. 어느 쪽을 따르기 전에 양쪽의 근거를 나란히 놓습니다. 같은 숫자를 다른 뜻으로 읽었는지, 서로 다른 기간을 썼는지를 확인하면 대개 차이의 까닭이 드러나고, 남는 판단은 원장이 합니다.
Q4. 점검을 맡길 컨설턴트는 무엇을 보고 정하나요?
A4. 병원의 점검 질문을 먼저 보여 주고, 그 질문에 어떤 자료로 어떻게 답할지를 듣습니다. 보기만 할 수 있는 권한으로 점검할 수 있는지, 결과를 병원이 정한 양식으로 줄 수 있는지도 함께 묻습니다. 관리자 권한이나 원본 자료가 꼭 있어야 한다고 한다면 그 까닭을 듣고 원장과 정합니다.
Q5. 점검이 끝난 뒤 무엇을 거둬들이나요?
A5. 광고 계정의 권한, 공유 폴더의 접근, 건넨 자료의 사본입니다. 권한과 접근은 정한 날에 병원이 직접 거둬들이고, 사본은 맡길 때 정한 방법대로 처리했는지를 컨설턴트에게 확인받아 기록표에 남깁니다.
다음 점검을 위해 남길 것
점검 기록표는 점검이 끝난 뒤에도 그대로 남겨, 다음 점검 때 지난 질문과 결과, 병원이 정한 것을 먼저 읽습니다. 지난 점검에서 정한 조치가 실제로 이뤄졌는지를 다음 점검의 첫 질문으로 삼으면 점검이 이어집니다. 컨설턴트나 광고 담당이 바뀌어도 기록표로 지난 점검의 범위와 받아들인 권고를 알 수 있습니다. 점검을 받은 뒤 병원이 정한 조치는 광고 담당의 월간 기록에도 옮겨, 조치를 한 날 앞뒤의 숫자를 같은 길이 기간으로 견줄 수 있게 합니다. 점검 결과만 남고 조치의 결과가 남지 않으면 다음 점검에서 같은 질문을 되풀이하게 됩니다. 점검 주기는 예시이며 병원이 정합니다.