무엇이 어디로 가는지 반영해 공개한 뒤 설치
광고 전환 추적을 설치할 때 개인정보 처리방침은, 설치할 장치가 무엇을 모아 어디로 보내는지 먼저 파악해 반영하고 고친 방침을 공개한 뒤에 설치하는 순서로 고칩니다. 전환 추적은 방문자가 병원 홈페이지에서 한 행동을 광고 매체나 분석 도구로 보내는 장치를 홈페이지에 넣는 일입니다. 방문자의 기기에서 정보를 자동으로 모으는 장치가 새로 생기는 것이어서, 개인정보 보호법이 처리방침에 담도록 정한 사항과 관련될 수 있습니다. 처리방침에 무엇을 어떻게 담아야 하는지는 조문과 개인정보보호위원회의 처리방침 작성 안내를 기준으로 병원에서 확인합니다.
그에 앞서 병원이 할 일은 설치하려는 장치가 무엇을 모아 어디로 보내는지를 파악하는 것입니다. 매체의 전환 추적 스크립트, 분석 도구, 홈페이지 업체가 넣어 둔 도구가 한 홈페이지에 함께 있는 경우가 많고, 도구마다 모으는 정보와 보내는 곳이 다릅니다. 병원 홈페이지는 진료를 설명하는 페이지가 많아, 어느 진료 페이지를 봤는지가 광고 매체로 넘어가도 되는지는 특히 조심해서 따집니다. 진료 페이지의 방문까지 매체로 보낼지는 병원이 정하고, 정한 범위를 도구 설정과 처리방침에 같게 반영합니다. 도구에 따라 기본 설정이 모든 페이지의 방문을 보내도록 되어 있을 수 있어, 병원이 범위를 정했다면 설정을 바꾼 뒤 실제로 그렇게 보내지는지를 도구의 확인 화면으로 한 번 더 점검합니다.
처리방침을 고치는 김에 방침 안에 쓰인 병원 이름과 연락처, 개인정보 담당자의 연락처가 지금의 정보와 같은지도 대조합니다. 방침 페이지는 누구나 볼 수 있는 공개 문서여서 여기에 남은 옛 정보가 다른 곳으로 옮겨질 수 있고, 그렇게 옮겨진 정보가 AI 답변에 병원 정보로 나타날 수도 있습니다. AI 답변에 우리 병원 정보가 틀리게 나오는지는 병원 정보 오류 진단에서 따로 다룹니다.
설치 전에 점검할 네 가지
| 점검할 것 | 찾는 곳 | 처리방침에 반영할 것 |
|---|---|---|
| 설치할 도구와 넣는 사람 | 광고 담당과 홈페이지 업체의 설치 목록 | 도구가 빠짐없이 들어갔는지 |
| 도구가 모으는 정보 | 도구의 공식 안내 | 모으는 항목과 목적 |
| 정보를 보내는 곳 | 도구의 공식 안내와 설정 화면 | 정보를 받는 곳 |
| 방문자가 거부하는 방법 | 도구의 공식 안내 | 거부하는 방법의 안내 |
첫째 줄의 목록은 광고 담당이 넣은 것과 홈페이지 업체가 넣은 것을 함께 모아야 빠지지 않습니다. 업체가 홈페이지를 만들 때 넣어 둔 분석 도구가 병원 목록에 없는 경우가 흔히 있습니다. 셋째 줄의 보내는 곳이 광고 매체라면, 매체가 그 정보로 무엇을 세는지는 광고 쪽 전환 설정에서 함께 점검합니다. 검색광고의 문의를 광고 쪽에서 따로 세는 방법은 병원 검색광고 전환 추적에서 따로 다룹니다.
처리방침을 고치는 다섯 단계
- 홈페이지에 설치할 도구와 이미 설치된 도구를 광고 담당과 홈페이지 업체에서 받아 먼저 한 목록으로 만듭니다.
- 도구마다 모으는 정보와 보내는 곳, 거부하는 방법을 도구의 공식 안내에서 찾아 정리합니다.
- 개인정보 담당이 처리방침에 반영할 문안을 만들고, 조문과 작성 안내에 맞는지 확인합니다.
- 고친 처리방침을 홈페이지에 공개한 뒤 도구를 설치합니다.
- 설치한 날과 방침을 공개한 날을 목록에 남기고, 도구가 바뀔 때마다 같은 순서로 다시 합니다.
넷째 단계의 순서를 거꾸로 하면 방침에 없는 도구가 한동안 정보를 모으게 됩니다. 설치 날짜가 이미 정해져 있다면 방침 공개를 그보다 앞으로 당기고, 당길 수 없다면 설치를 미룹니다. 광고 일정 때문에 설치를 서두르고 싶어도 이 순서는 바꾸지 않습니다. 셋째 단계에서 병원 안에서 판단하기 어려운 부분이 있으면, 개인정보 담당이 외부 전문가나 관계 기관의 안내를 받아 확인한 뒤 문안을 확정합니다. 다섯째 단계의 목록은 광고 담당과 홈페이지 업체가 모두 볼 수 있는 곳에 두어, 어느 한쪽이 도구를 더하거나 뺄 때 목록부터 고치게 합니다. 목록을 고치지 않고 도구만 바뀌면 방침과 실제가 다시 어긋나기 시작합니다.
처리방침과 실제가 어긋나기 쉬운 네 가지 경우
| 어긋나는 경우 | 생기는 때 | 막는 방법 |
|---|---|---|
| 업체가 넣은 도구가 방침에 없음 | 홈페이지를 만들거나 고칠 때 | 업체에 설치 목록을 받아 방침과 대조 |
| 해지한 도구가 방침에 남음 | 광고를 멈추거나 매체를 바꿀 때 | 도구를 뺀 날 방침에서도 함께 고침 |
| 방침 공개 전에 설치됨 | 설치 일정이 급할 때 | 설치 날짜보다 공개 날짜를 먼저 정함 |
| 진료 페이지 방문까지 보내짐 | 도구의 기본 설정을 그대로 쓸 때 | 보내는 범위를 병원이 정해 설정 |
둘째 줄은 도구를 해지해도 홈페이지에 넣은 장치가 그대로 남아 있을 수 있어 생깁니다. 해지할 때는 매체 쪽 해지와 함께 홈페이지에 넣은 장치를 뺐는지를 업체에 묻고, 해지 뒤에도 남는 설정이 있는지 매체의 안내에서 알아냅니다. 넷째 줄은 도구의 기본 설정이 모든 페이지를 대상으로 하는 경우가 있어, 병원이 범위를 따로 정하지 않으면 생깁니다.
전환 추적을 설치하며 처리방침을 고친 검진센터
아래는 설명을 위해 만든 가상 사례입니다. 한 검진센터는 검색광고의 문의를 세려고 전환 추적을 설치하기로 했습니다. 홈페이지 문의 양식과 개인정보에 관한 문의 응대를 맡던 접수 직원이 원장의 부탁으로 처리방침을 함께 정리하게 되었습니다.
접수 직원은 먼저 광고 담당에게 설치할 전환 추적 도구를, 홈페이지 업체에게 이미 넣어 둔 도구를 받아 한 목록으로 만들었습니다. 목록을 모으니 업체가 홈페이지를 만들 때 넣어 둔 분석 도구가 있었는데 처리방침에는 없었습니다. 도구마다 모으는 정보와 보내는 곳, 거부하는 방법을 공식 안내에서 찾아 정리했고, 검진 항목을 설명하는 페이지의 방문까지 광고 매체로 보낼지는 원장과 따로 정해 보내지 않기로 했습니다.
병원의 개인정보 담당인 원장이 문안을 검토하고, 판단이 어려운 한 부분은 외부 전문가에게 물은 뒤 확정했습니다. 고친 처리방침을 먼저 공개하고 며칠 뒤 전환 추적을 설치했으며, 두 날짜를 목록에 남겼습니다. 설치한 날에는 검진 항목 페이지의 방문이 광고 매체로 보내지지 않는지 도구의 확인 화면으로 다시 점검했습니다. 그러면서 방침에 쓰인 개인정보 담당자의 전화번호가 옛 번호로 남아 있던 것도 함께 고쳤습니다. 설치 뒤 같은 길이의 기간 동안 광고 쪽 문의 숫자가 잡히기 시작했지만, 그 기간에 검진 철이 겹쳐 숫자의 크기는 따로 판단하지 않았습니다.
남은 문제도 있었습니다. 다른 매체의 전환 추적을 더할 때 같은 순서를 누가 맡을지는 정하지 못했고, 문의 양식에서 받는 항목도 방침과 맞는지 따로 대조해야 했습니다. 원장은 방침을 고칠 때마다 접수 직원에게도 바뀐 부분을 알려 달라고 했습니다.
도구 목록과 방침 변경 기록
처리방침은 도구가 바뀔 때마다 함께 바뀌어야 하므로, 도구 목록과 방침의 변경 기록을 한곳에 남깁니다.
- 홈페이지에 있는 도구와 넣은 사람, 모으는 정보와 보내는 곳
- 진료 페이지 방문을 보낼지 정한 범위와 정한 날
- 방침을 고친 날과 공개한 날, 확인한 사람
- 도구를 설치하거나 뺀 날
셋째 항목과 넷째 항목의 날짜를 나란히 두면 방침에 없는 도구가 돌던 기간이 있었는지 한눈에 알 수 있습니다. 홈페이지 업체가 바뀌면 첫째 항목을 새 업체와 다시 대조합니다. 둘째 항목의 범위는 새 진료 페이지를 만들 때마다 그 페이지가 범위 안인지 밖인지를 정해 한 줄씩 더합니다.
전환 추적과 처리방침 자주 묻는 질문
Q1. 매체마다 처리방침을 따로 만들어야 하나요?
A1. 따로 만들지 않고 한 처리방침 안에 도구마다 줄을 나눠 담는 편이 관리하기 쉽습니다. 도구를 더하거나 뺄 때는 그 줄만 고치고, 고친 날을 방침의 변경 이력에 남깁니다.
Q2. 홈페이지 업체가 도구를 넣는다면 처리방침은 누가 고치나요?
A2. 설치는 업체가 하더라도 방침의 내용은 병원이 확정합니다. 업체에는 넣은 도구의 이름과 넣은 날을 받아 목록에 옮기고, 방침 문안은 개인정보 담당이 확인합니다.
Q3. 처리방침에 도구 이름까지 밝혀야 하나요?
A3. 방침에 어느 정도까지 밝혀야 하는지는 작성 안내를 기준으로 병원이 확인합니다. 방침에 이름을 밝히지 않기로 하더라도 병원 안의 도구 목록에는 이름을 반드시 남겨, 방침의 문장과 실제 도구를 대조할 수 있게 합니다.
Q4. 방문자가 추적을 원하지 않는다고 하면 어떻게 안내하나요?
A4. 처리방침에 적은 거부 방법을 그대로 안내합니다. 접수나 전화로 이런 문의가 오면 직원마다 다르게 답하지 않도록 방침의 해당 문장을 안내 문장으로 정해 두고, 받은 문의는 날짜와 함께 개인정보 담당에게 전합니다.
Q5. 전환 추적을 그만두면 처리방침은 바로 고치나요?
A5. 홈페이지에서 장치가 실제로 빠졌는지를 먼저 확인한 뒤 고칩니다. 장치가 남아 있는데 방침에서만 지우면 방침에 없는 도구가 돌게 되므로, 빠진 것을 확인한 날 방침을 고치고 두 날짜를 함께 남깁니다. 광고 쪽 해지를 마친 날도 옆에 남겨 세 날짜를 나란히 기록합니다.
도구나 업체가 바뀔 때 하는 목록과 방침 대조
새 매체의 전환 추적을 더하거나, 홈페이지 업체를 바꾸거나, 홈페이지를 새로 만들 때는 도구 목록과 처리방침을 다시 대조합니다. 한 해에 한 번은 바뀐 일이 없더라도 업체에 지금 넣어 둔 도구 목록을 받아 방침과 대조하고, 대조한 날을 기록합니다. 맞지 않는 도구가 나오면 그 도구가 언제부터 있었는지 업체에 물어, 방침에 없는 채로 돌던 기간을 목록에 함께 남깁니다. 개인정보 관련 법령이나 작성 안내가 바뀌었다는 소식을 들으면, 개인정보 담당이 방침 전체를 새 기준으로 다시 검토합니다. 방침을 고칠 때마다 고치기 전 판을 지우지 않고 보관해, 어느 기간에 어떤 방침이 공개되어 있었는지 나중에도 확인할 수 있게 합니다.