기간 합계와 두 자료가 세는 것
광고 쪽 성과 자료와 병원 전산 기록은 처음부터 같은 숫자가 나올 수 없는 자료입니다. 광고 쪽 자료는 광고가 몇 번 보이고 몇 번 눌렸는지, 매체가 전환으로 세는 행동이 몇 번 있었는지를 셉니다. 병원 전산 기록은 실제로 접수하고 예약하고 진료받은 사람을 셉니다. 그래서 두 자료를 맞추는 목적은 숫자를 똑같게 만드는 것이 아니라, 두 흐름이 같은 방향으로 움직이는지와 어디서 크게 벌어지는지를 찾는 데 있습니다.
두 자료를 맞출 때 가장 먼저 지킬 것은 환자 개인정보의 보호입니다. 광고 쪽 자료와 환자의 전산 기록을 사람 한 명씩 이어 붙이지 않고, 같은 기간과 같은 경로별 합계로만 나란히 놓습니다. 어떤 기록을 어디까지 모아 볼 수 있는지는 병원의 개인정보 처리 기준을 따릅니다. 다음은 기간의 기준입니다. 매체마다 하루를 끊는 시각이나 보고서 숫자가 확정되는 때가 다를 수 있어, 두 자료를 같은 날짜 기준으로 맞추지 않으면 한 달의 끝과 처음에서 숫자가 어긋납니다.
셋째는 매체가 무엇을 전환으로 세는지입니다. 전화 버튼을 누른 것을 전환으로 세는 계정이라면 버튼을 누르고 통화하지 않은 사람도 들어가 있어, 전산의 전화 접수보다 많게 나옵니다. 넷째는 전산 기록의 입력 상태로, 알게 된 곳 칸이 비어 있는 기록이 많으면 광고로 온 사람이 적게 잡힙니다. 광고 쪽 전환이 무엇을 세는지 알아야 두 자료를 제대로 나란히 놓을 수 있으며, 검색광고의 문의를 광고 쪽에서 따로 세는 방법은 병원 검색광고 전환 추적에서 따로 다룹니다.
맞출 때 조심할 네 가지
| 조심할 점 | 점검할 곳 | 놓치면 |
|---|---|---|
| 잇는 단위 | 병원의 개인정보 처리 기준 | 환자 기록이 광고 쪽 자료에 섞임 |
| 기간 기준 | 매체 보고서의 날짜 기준과 확정 시점 | 달의 끝과 처음에서 숫자가 어긋남 |
| 매체의 전환 정의 | 광고 계정의 전환 설정 | 누른 수가 문의 수처럼 읽힘 |
| 전산 기록의 입력 상태 | 알게 된 곳 칸의 빈칸 비중 | 광고로 온 사람이 적게 잡힘 |
넷째 줄은 광고 쪽이 아니라 병원 쪽에서 생기는 어긋남이라 놓치기 쉽습니다. 빈칸이 많은 달에는 두 자료가 크게 벌어져도 광고 쪽 문제로 읽지 않고, 빈칸의 비중을 함께 남겨 두 자료의 차이를 읽는 데 씁니다. 셋째 줄의 정의는 계정을 누가 관리하느냐에 따라 바뀌기도 해서, 맞출 때마다 그달의 전환 설정을 다시 점검합니다.
광고 자료와 전산 기록을 맞추는 다섯 단계
- 광고 쪽 자료와 전산 기록이 각각 무엇을 세는지 한 줄씩 먼저 정리합니다.
- 두 자료를 같은 기간, 같은 날짜 기준으로 맞춥니다.
- 전산 기록에서 알게 된 곳 칸이 비어 있는 기록의 비중을 셉니다.
- 기간과 경로별 합계로 두 자료를 나란히 놓고, 사람 단위로는 잇지 않습니다.
- 차이가 큰 줄은 아래 표의 까닭과 대조하고, 찾은 까닭을 비교표에 남깁니다.
첫째 단계의 정리가 빠지면 광고 쪽의 전환과 전산의 접수를 같은 말로 부르게 되어, 누구도 두 숫자가 다른 까닭을 설명하지 못합니다. 넷째 단계에서 합계로만 놓는 것은 개인정보를 지키는 일이면서, 한 사람의 기억에 기대는 접수 답의 흔들림을 여러 사람의 합으로 줄이는 일이기도 합니다. 다섯째 단계에서 까닭을 찾은 줄은 다음 달에 같은 까닭으로 벌어질 때 바로 알아볼 수 있도록 까닭의 이름을 표와 같은 말로 남깁니다. 둘째 단계에서 날짜 기준을 맞출 때는 광고 쪽 보고서를 내려받은 날도 함께 남깁니다. 매체의 보고서 숫자가 나중에 고쳐지는 경우가 있을 수 있어, 같은 달이라도 내려받은 날에 따라 숫자가 조금 다를 수 있기 때문입니다. 고쳐지는 때와 까닭은 매체의 공식 안내에서 확인합니다.
숫자가 서로 다를 때 흔한 까닭
| 까닭 | 크게 나오는 쪽 | 가리는 방법 |
|---|---|---|
| 매체가 버튼 누름을 전환으로 셈 | 광고 쪽 | 전환 설정과 전산의 전화 접수를 견줌 |
| 한 사람이 여러 번 문의함 | 광고 쪽 | 전산에서 같은 기간 처음 온 사람 수와 견줌 |
| 광고를 본 뒤 이름 검색으로 옴 | 전산 쪽의 이름 검색 칸 | 광고를 멈추거나 줄인 기간의 이름 검색 흐름을 함께 봄 |
| 전산 입력이 늦거나 빠짐 | 광고 쪽 | 빈칸 비중과 입력한 날짜를 확인 |
셋째 줄은 광고가 한 일이 전산에서는 광고가 아닌 칸에 잡히는 경우입니다. 이 까닭이 크다면 광고 쪽 숫자만 보면 광고가 한 일을 적게 읽게 됩니다. 첫째 줄과 둘째 줄은 함께 생기기 쉬워, 광고 쪽이 크게 나올 때는 두 줄을 함께 확인합니다. 넷째 줄의 입력 늦음은 월초에 특히 생기기 쉬워, 맞추는 날을 전산 입력이 한 달 치 정리된 뒤로 잡으면 이 까닭을 크게 줄일 수 있습니다.
광고 보고서와 전산 기록을 맞춘 가정의학과 사례
아래는 설명을 위해 만든 가상 사례입니다. 한 가정의학과 의원의 원장은 광고 보고서의 전환 수가 병원 전산의 광고 문의보다 훨씬 많다며 어느 쪽이 맞는지 물었습니다. 병원의 접수와 예약 기록을 관리하던 간호부장이 두 자료를 맞추기로 했습니다.
간호부장은 먼저 두 자료가 무엇을 세는지 한 줄씩 정리했습니다. 광고 계정의 전환 설정을 확인하니 연결 페이지의 전화 버튼 누름이 전환으로 잡혀 있었고, 전산은 실제로 걸려 와 접수한 전화를 세고 있었습니다. 두 자료를 같은 달, 같은 날짜 기준으로 맞추고, 전산에서 알게 된 곳 칸이 비어 있는 기록의 비중도 확인했습니다. 한 사람의 기록도 광고 자료에 잇지 않고, 경로별 합계로만 나란히 놓았습니다.
차이가 큰 줄을 표의 까닭과 대조하니 버튼 누름과 여러 번 문의한 사람이 함께 있었고, 월초에는 전산 입력이 며칠 늦은 날도 있었습니다. 간호부장은 확인한 까닭을 비교표에 남기고, 원장에게 두 숫자가 다른 것은 세는 대상이 다르기 때문이라고 설명했습니다. 다음 달에 같은 방식으로 맞추자 두 숫자의 차이는 비슷한 폭으로 유지되었지만, 그달에는 연결 페이지의 전화 버튼 위치를 바꾼 일이 겹쳐 간호부장은 차이가 줄지 않은 까닭을 한 가지로 정리하지 않았습니다.
남은 문제도 있었습니다. 광고 계정의 전환 설정을 실제 통화에 가깝게 바꿀 수 있는지는 광고 담당과 따로 확인해야 했고, 알게 된 곳 칸의 빈칸을 줄이는 방법도 접수 직원들과 정해야 했습니다. 원장은 비교표를 달마다 받아 보되, 두 숫자를 한 칸으로 합치지 말아 달라고 했습니다.
비교표와 함께 남길 정의
두 자료를 맞추는 일은 달마다 되풀이되므로, 같은 방식으로 이어 갈 수 있게 아래 항목을 비교표와 함께 남깁니다.
- 두 자료가 각각 세는 것과 정리한 날
- 맞춘 날짜 기준과 매체 보고서를 내려받은 날
- 알게 된 곳 칸의 빈칸 비중
- 차이가 큰 줄과 확인한 까닭
첫째 항목은 매체의 전환 설정이 바뀌면 새로 정리하고 바뀐 날을 남깁니다. 설정이 바뀐 달부터는 광고 쪽 숫자가 다른 것을 세고 있으므로 그 전 달과 한 줄로 이어 읽지 않습니다. 둘째 항목의 내려받은 날은 매체 보고서의 숫자가 나중에 고쳐지는 경우가 있어, 어느 때의 숫자로 맞췄는지 알 수 있게 남깁니다. 셋째 항목은 달마다 같은 방식으로 세어, 빈칸이 줄어드는 흐름을 접수 직원들과 함께 확인하는 데도 씁니다. 빈칸이 줄면 두 자료의 차이도 그만큼 병원 쪽 까닭을 덜 담게 됩니다.
광고 성과와 전산 기록 자주 묻는 질문
Q1. 광고 자료와 전산 합계를 한 파일에 모아도 되나요?
A1. 기간과 경로별 합계만 담긴 비교표는 한 파일로 두어도 됩니다. 다만 비교표를 만드는 데 쓴 전산의 원래 기록은 광고 쪽 파일에 옮기지 않고 전산 안에 두며, 비교표에는 어느 기록에서 합계를 냈는지만 밝힙니다.
Q2. 전산의 경로 칸에 매체 대신 대행사 이름이 적혀 있으면 어떻게 세나요?
A2. 대행사가 여러 매체를 맡고 있다면 그 이름만으로는 어느 매체인지 가릴 수 없습니다. 이미 남은 기록은 대행사 이름 그대로 한 줄로 따로 세고, 다음부터는 접수 보기를 매체의 모습으로 바꿔 매체별로 나눠 셀 수 있게 합니다.
Q3. 두 자료의 흐름이 서로 반대로 움직이면 어떻게 읽나요?
A3. 광고 쪽은 늘었는데 전산의 광고 칸이 줄었다면, 광고를 누른 뒤 병원에 연락하기까지의 길에서 막힌 곳이 있는지 연결 페이지와 전화 연결부터 확인합니다. 광고 쪽은 줄었는데 전산의 광고 칸이 늘었다면, 광고 밖의 변화나 접수 보기의 변화가 없었는지를 먼저 확인합니다.
Q4. 가족 여러 명이 함께 진료받으면 전산 기록은 몇 명으로 세나요?
A4. 전산에는 진료받은 사람마다 기록이 생기지만, 광고를 보고 연락한 계기는 한 번일 수 있습니다. 광고와 맞출 때는 처음 연락한 사람을 기준으로 셀지, 진료받은 사람 모두를 셀지를 정해 두고, 정한 기준을 비교표의 정의 칸에 남깁니다.
Q5. 두 자료는 얼마나 자주 맞추나요?
A5. 매체 보고서의 숫자가 확정되고 전산 입력이 한 달 치 정리된 뒤에 맞추는 것이 기본입니다. 그보다 자주 맞추면 확정되지 않은 숫자끼리 견주게 되므로, 달마다 한 번을 한 예시로 삼을 수 있으며 주기는 병원이 정합니다.
설정이나 기록 방법이 바뀔 때 다시 맞추는 정의
광고 계정의 전환 설정이나 병원의 전산, 접수 보기가 바뀌면 그달의 비교를 하기 전에 첫째 단계의 정리부터 다시 합니다. 바뀐 날을 비교표에 남기고, 그날부터를 새 기간으로 읽으며 바뀌기 전 기간과는 한 줄로 잇지 않습니다. 한 해가 끝나면 달마다의 비교표를 나란히 놓고 두 자료의 차이가 어떤 까닭으로 가장 자주 벌어졌는지 확인해, 다음 해에 먼저 고칠 곳을 정합니다. 가장 자주 벌어진 까닭이 병원 쪽의 입력 상태였다면 접수에서 묻고 남기는 방법을, 광고 쪽의 전환 정의였다면 계정의 전환 설정을 먼저 고칩니다.