필요한 경우와 미리 정할 길이·끝낼 날
매체 조합을 바꿀 때 기존 매체와 겹쳐 두는 기간은 필요한 경우가 있지만, 그 길이와 끝낼 날을 시작 전에 정해 둡니다. 매체를 바꿀 때 기존 매체를 새 매체가 시작하는 날 바로 멈추면, 새 매체가 아직 제대로 나가지 않는 동안 병원을 알리는 길이 비는 날이 생길 수 있습니다. 반대로 두 매체를 길게 함께 운영하면 비용이 두 곳에 나가고, 신규 환자가 어느 매체를 보고 왔는지 가리기도 어려워집니다. 그래서 겹치는 기간이 필요한지는 병원 사정으로 판단하고, 필요하다면 그 길이와 끝낼 날을 시작 전에 정합니다.
겹치는 기간이 필요할 수 있는 첫째 경우는 새 매체가 준비되는 데 시간이 걸릴 때입니다. 광고 문구의 매체 심사나 사전 심의 확인, 인쇄나 제작처럼 새 매체가 실제로 나가기까지 거쳐야 할 일이 남아 있다면, 그 일이 끝나는 날이 정해진 뒤에 기존 매체를 멈출 날을 정합니다.
둘째 경우는 기존 매체가 병원을 찾는 주된 길일 때입니다. 경로 기록에서 기존 매체를 보고 왔다는 답이 많은 편이라면, 새 매체가 그 길을 이어받는지 확인할 기간이 필요합니다. 셋째는 기존 매체의 계약이 정해진 날 끝날 때입니다. 계약이 끝나는 날에 맞춰 새 매체를 먼저 시작하면 끝나는 날 뒤에 빈 기간이 생기지 않습니다.
겹치는 기간의 길이는 새 매체가 병원을 알리기 시작했다는 것을 알 수 있을 만큼이면 됩니다. 경로 질문에서 새 매체를 보고 왔다는 답이 나오기 시작하는지, 새 매체의 관리 화면에 노출과 클릭 값이 쌓이기 시작하는지를 점검하고, 그렇다면 미리 정한 끝낼 날보다 늦추지 않습니다.
겹치는 기간은 새 매체를 판단하는 기간이 아닙니다. 두 매체가 함께 나간 기간의 기록은 따로 표시하고, 새 매체의 결과는 기존 매체를 멈춘 뒤의 기간으로 판단합니다. 새 매체의 문구가 의료광고 사전 심의 대상인지는 전환을 시작하기 전에 병원이 현행 기준으로 확인합니다.
겹칠지 판단하는 네 가지 조건
| 판단 조건 | 겹치는 기간이 필요할 수 있는 경우 | 겹치지 않아도 되는 경우 |
|---|---|---|
| 새 매체 준비 | 심사·확인·제작이 끝나는 날이 정해지지 않음 | 새 매체가 이미 나가고 있음 |
| 기존 매체의 비중 | 경로 기록에서 기존 매체를 보고 왔다는 답이 많은 편 | 기존 매체를 보고 왔다는 답이 드묾 |
| 기존 매체의 종료 | 계약이 정해진 날 끝남 | 언제든 멈출 수 있음 |
| 예산 여유 | 두 매체 비용을 함께 감당할 수 있음 | 한 매체 비용만 감당할 수 있음 |
넷째 줄의 예산 여유가 없다면 앞의 세 조건이 겹침을 가리키더라도 겹치는 기간을 짧게 정하거나, 기존 매체의 게재 범위를 먼저 줄인 뒤 새 매체를 시작합니다. 어느 쪽을 택했는지와 그 까닭은 전환 기록에 남깁니다.
전환을 진행하는 여섯 단계
- 실장은 기존 매체의 계약 조건과 게재가 끝나는 날, 중간에 멈출 수 있는지를 계약서에서 찾아 전환 기록에 씁니다.
- 실장은 새 매체가 실제로 나가기까지 남은 일(문구 심사, 사전 심의 확인, 제작)과 그 일이 끝날 날을 받아 둡니다.
- 실장은 원장과 함께 겹치는 기간이 필요한지 정하고, 필요하다면 겹치는 기간의 길이와 끝낼 날을 정합니다. 길이는 예시로 정하는 것이며 병원이 자기 사정에 따라 정합니다.
- 실장은 접수 직원에게 경로 질문의 선택지에 새 매체를 더해 달라고 요청하고, 겹치는 기간 동안 두 매체의 답을 따로 기록하게 합니다.
- 끝낼 날이 되면 실장은 기존 매체를 멈추고, 그 매체가 가리키던 연결 페이지나 남은 광고물을 정리한 뒤 멈춘 날을 전환 기록에 남깁니다.
- 실장은 기존 매체를 멈춘 날부터 같은 길이의 기간 동안 새 매체의 경로 기록을 모으고, 전환 전 같은 길이의 기간과 견줘 새 매체를 이어 갈지 정합니다.
여섯째 단계에서 겹치는 기간을 빼고 견주는 것은, 그 기간에는 두 매체가 함께 나가 새 매체만의 결과를 나누기 어렵기 때문입니다. 겹치는 기간의 기록은 버리지 않고, 새 매체가 기존 매체의 길을 어느 정도 이어받았는지 참고하는 데 씁니다.
다섯째 단계에서 기존 매체를 멈춰도 그 매체의 광고물은 한동안 남을 수 있습니다. 이미 배포된 인쇄물이나 걸려 있는 게시물에 적힌 연락처와 진료 시간은 멈춘 뒤에도 환자가 볼 수 있으므로, 남는 광고물의 위치와 내용을 목록으로 남기고 그 정보가 지금도 맞는지 점검합니다.
한 장에 쓰는 다섯 칸짜리 전환 기록
| 기록 칸 | 쓸 내용 | 쓰는 사람 |
|---|---|---|
| 기존 매체 | 계약 조건, 게재가 끝나는 날, 중간에 멈출 수 있는지 | 실장 |
| 새 매체 준비 | 남은 일과 끝난 날 | 실장 |
| 겹치는 기간 | 필요 여부, 길이, 끝낼 날, 정한 까닭 | 원장과 실장 |
| 경로 기록 | 겹치는 기간과 그 뒤 기간의 매체별 답 | 접수 직원 |
| 멈춘 날과 판단 | 기존 매체를 멈춘 날, 새 매체를 판단한 결과 | 실장 |
겹치는 기간 칸에는 비용도 함께 씁니다. 두 매체 비용이 함께 나간 금액은 전환 비용으로 따로 묶어, 새 매체의 비용과 섞지 않습니다. 그래야 다음에 매체를 바꿀 때 전환에 어느 정도가 들었는지 먼저 알 수 있습니다.
가상 사례: 생활정보지에서 검색광고로 옮긴 치과 의원
아래는 설명을 위해 만든 가상의 사례입니다. 한 치과 의원은 오래 지역 생활정보지에 광고를 실어 왔고, 원장은 검색광고로 바꾸고 싶어 했습니다. 실장이 전환을 맡았습니다.
실장은 먼저 생활정보지 계약을 확인했습니다. 계약은 달 단위로 끝나고, 이미 인쇄에 들어간 호는 중간에 뺄 수 없었습니다. 이어 검색광고가 실제로 나가기까지 남은 일을 추리니, 광고 문구의 사전 심의 확인과 매체 심사가 남아 있었습니다. 경로 기록에서는 생활정보지를 보고 왔다는 답이 검색보다 많았습니다.
실장은 원장과 함께 겹치는 기간이 필요하다고 정했습니다. 생활정보지는 계약이 끝나는 달 말까지 싣고, 검색광고는 그보다 2주 앞서 시작해 두 주를 겹치기로 했습니다. 접수 직원은 경로 질문에 검색광고를 따로 더하고, 겹치는 두 주 동안 두 매체의 답을 나눠 기록했습니다.
달 말이 되자 실장은 생활정보지 계약을 끝내고, 광고에 적혀 있던 전화번호가 지금도 맞는지 대조했습니다. 이미 배포된 호가 놓인 곳을 목록으로 정리하고, 멈춘 날을 전환 기록에 남겼습니다. 그 뒤 4주 동안 검색광고의 경로 기록을 모아, 전환 전 4주와 견줬습니다. 검색광고를 보고 왔다는 답이 늘었고 신규 환자 수 전체는 전환 전과 비슷해, 실장은 검색광고를 이어 가기로 했습니다. 이 결과를 검색광고 덕으로만 정리하지 않고, 같은 기간 병원 간판을 바꾼 사정도 함께 기록했습니다.
남은 문제는 생활정보지였습니다. 계약은 끝났지만 이미 배포된 호가 동네에 남아 있어, 멈춘 뒤에도 생활정보지를 보고 왔다는 답이 조금씩 나왔습니다. 실장은 이 답을 새 매체 판단에서 빼지 않고 따로 표시해, 다음 기록 때 언제까지 이어지는지 확인하기로 했습니다.
담당이 바뀔 때 넘기는 전환 기록과 광고물 목록
넘길 것은 세 가지입니다. 전환 기록 한 장, 겹치는 기간과 그 뒤 기간의 경로 기록, 멈춘 매체의 광고물이 아직 어디에 남아 있는지 적은 목록입니다.
전환이 끝나지 않은 채 담당이 바뀐다면 끝낼 날이 그대로인지부터 확인합니다. 새 담당이 끝낼 날을 변경한다면 변경한 까닭과 날을 전환 기록에 더하고, 판단 기간도 그 날에 맞춰 다시 정합니다.
새 담당은 넘겨받은 목록의 광고물이 아직 남아 있는지 현장에서 한 번 점검하고, 치워진 것은 목록에서 날짜와 함께 지웁니다. 목록이 비면 멈춘 매체의 광고물 정리가 끝난 것으로 기록합니다.
매체 전환 겹침 기간 자주 묻는 질문
Q1. 기존 매체를 멈춘 뒤 옛 광고를 보고 연락하는 환자가 있으면 어떻게 하나요?
A1. 옛 광고에 적힌 진료 시간이나 전화번호가 지금도 맞는지 먼저 확인하고, 달라진 것이 있으면 접수에서 바로 안내합니다. 이런 연락은 경로 기록에 멈춘 매체의 이름으로 따로 표시해, 새 매체의 결과와 섞지 않습니다.
Q2. 겹치는 기간을 늘려 달라는 제안이 기존 매체에서 오면 어떻게 하나요?
A2. 전환 기록에 적은 끝낼 날과 그 까닭을 먼저 다시 읽습니다. 까닭이 그대로라면 끝낼 날을 유지하고, 늘리기로 했다면 판단에서 빼야 할 기간도 함께 늘어난다는 점을 원장과 합의한 뒤 변경한 날을 기록에 남깁니다.
Q3. 겹치는 기간에 두 매체가 서로 다른 진료를 알려도 되나요?
A3. 새 매체가 기존 매체의 길을 이어받는지 가리려면 두 매체가 같은 진료를 알리는 편이 기록을 읽기 쉽습니다. 서로 다른 진료를 알리기로 했다면 경로 질문에 어떤 진료로 왔는지도 함께 묻고, 새 매체의 판단은 새 매체가 알린 진료의 답만으로 합니다.
Q4. 겹치는 기간에 두 매체를 모두 봤다는 환자는 어떻게 기록하나요?
A4. 경로 기록에 두 매체를 함께 표시하는 칸을 따로 만들어 셉니다. 이 답은 어느 한 매체의 결과로 나눠 넣지 않고, 새 매체를 판단하는 기간의 기록과도 합치지 않습니다. 겹치는 기간이 끝난 뒤에도 두 매체를 모두 봤다는 답이 나오면 그 날짜를 함께 남깁니다.
Q5. 새 매체의 결과가 늦게 나오면 기존 매체를 다시 시작해야 하나요?
A5. 판단 기간이 끝나기 전에는 되돌리지 않고, 기간이 끝난 뒤 기록으로 정합니다. 다시 시작하기로 했다면 다시 시작한 날을 전환 기록에 남기고, 그날부터를 새로운 기간으로 셉니다.
겹치지 않고 바로 옮기는 경우와 뒤따르는 점검
기존 매체의 광고 내용이 지금 병원 사정과 맞지 않게 되었다면 겹치는 기간을 두지 않고 먼저 멈춥니다. 진료 시간이나 진료 항목이 바뀌어 옛 광고가 틀린 정보를 알리고 있다면, 알리는 길이 잠시 비더라도 틀린 광고를 멈추는 일이 먼저입니다. 그 사이 문의는 병원 홈페이지와 접수 안내로 받습니다.
전환이 끝난 뒤에도 멈춘 매체를 보고 왔다는 답이 나오는지 정기적으로 점검합니다. 예를 들어 전환 뒤 석 달 동안 달마다 확인하는 식이며, 이 기간과 주기는 예시일 뿐 병원이 정합니다. 그런 답이 끊기면 멈춘 매체의 광고물 목록을 정리하고 전환 기록을 닫습니다. 닫은 날과 그때까지 모은 경로 기록은 다음에 매체를 바꿀 때 전환 기간을 정하는 참고로 남깁니다.