달 중간의 일을 바로 알림으로 메우는 방식
광고 성과 보고를 달마다 한 번 하면 달 중간에 광고가 멈췄던 날, 달 경계에 걸쳐 이어진 흐름, 달 중간에 설정을 고친 앞뒤의 차이, 그리고 문제를 알아챈 때와 원장이 알게 된 때 사이의 시간을 놓치기 쉽습니다. 그래서 판단을 위한 보고는 달마다 한 번으로 두되, 광고가 멈추거나 계획을 크게 벗어나는 일처럼 바로 알릴 일을 미리 정해 그날 짧게 알리고, 달 보고에는 그 알림을 날짜순으로 함께 싣습니다.
달 보고의 합계는 한 달을 하나의 숫자로 줄입니다. 광고가 사흘 동안 멈췄다가 다시 나간 달도, 한 달 내내 고르게 나간 달도 합계만 보면 비슷할 수 있습니다. 원장이 합계를 보고 광고비를 정하면, 사흘의 멈춤이 만든 차이를 광고의 성과로 읽게 됩니다.
그렇다고 보고를 주마다 하면 판단이 흔들립니다. 병원 광고의 한 주 숫자는 작아서 우연에 따라 크게 오르내리므로, 주마다 판단하면 설정을 자주 고치게 됩니다. 보고의 주기를 늘리기보다, 달 보고로는 알 수 없는 일만 골라내어 따로 알리는 편이 낫습니다.
달 보고가 놓치는 네 가지
달마다 한 번 보고할 때 놓치는 것과 메우는 방법은 아래와 같습니다.
| 놓치는 것 | 달 보고에 나타나는 모습 | 메우는 방법 |
|---|---|---|
| 달 중간에 광고가 멈춘 날 | 한 달 합계가 조금 작을 뿐 멈춘 날은 드러나지 않음 | 멈춘 날 바로 알리고 달 보고에 날짜를 실음 |
| 달 경계에 걸친 흐름 | 월말에 광고를 본 사람의 문의와 내원이 다음 달로 넘어가 두 달에 흩어져 잡힘 | 달 보고에 경계에 걸친 광고와 기간을 표시함 |
| 설정을 고친 앞뒤의 차이 | 달 중간에 고친 설정의 앞과 뒤가 한 합계에 섞임 | 고친 날을 달 보고에 싣고 앞뒤를 나눠 셈 |
| 알아챈 때와 알린 때의 틈 | 월초에 생긴 문제를 원장이 다음 달 보고에서야 앎 | 바로 알릴 일을 목록으로 정함 |
첫째 줄의 멈춘 날은 광고 관리 화면의 합계에도 드러나지 않습니다. 광고가 멈춘 날은 노출과 클릭이 없을 뿐 오류로 표시되지 않으므로, 날마다의 숫자를 확인한 사람만 알 수 있습니다.
둘째 줄은 병원 광고에서 자주 생깁니다. 광고를 본 사람이 며칠 고민한 뒤 문의하고, 예약한 날에 내원하기까지 다시 며칠이 걸리므로, 월말의 광고는 다음 달의 내원으로 이어집니다. 두 달의 보고를 따로 읽으면 앞 달은 광고비에 견줘 내원이 작고, 뒤 달은 크게 읽힙니다.
셋째 줄의 고친 앞뒤는 고친 날이 달의 한가운데일 때 가장 크게 섞입니다. 입찰가를 중순에 올렸다면 그달 합계는 올리기 전 보름과 올린 뒤 보름을 더한 값이어서, 다음 달 합계와 견주면 올린 효과가 절반쯤만 드러납니다.
넷째 줄의 틈은 문제의 크기보다 길이가 문제입니다. 월초에 생긴 작은 문제라도 달 보고까지 한 달 가까이 이어지면 그 사이의 광고비와 놓친 문의가 쌓여 큰 문제가 됩니다.
달 보고와 바로 알림의 여섯 단계
- 실장이 원장과 함께 달 보고의 날과 바로 알릴 일의 목록을 정합니다.
- 홍보 담당이 광고 관리 화면에서 광고가 나가는지와 광고비가 계획대로 쓰이는지를 매일 확인하고, 목록에 든 일이 생기면 기록합니다.
- 원무팀장이 한 주에 한 번 받지 못한 문의가 몰린 날이 있는지 확인하고, 목록에 든 일이면 기록합니다.
- 목록에 든 일이 생기면 알아챈 사람이 그날 무엇이, 언제부터, 무엇을 했는지를 세 줄로 실장과 원장에게 알립니다.
- 홍보 담당이 달 보고를 만들 때 그달의 알림을 날짜순으로 함께 싣고, 설정을 고친 날의 앞뒤와 달 경계에 걸친 광고를 표시합니다.
- 실장이 분기마다 알림 목록을 다시 읽고, 알릴 필요가 없던 일은 빼고 달 보고에서 늦게 알게 된 일은 더합니다. 확인 주기와 목록은 예시이며 병원이 정합니다.
넷째 단계의 알림을 세 줄로 줄이는 까닭은 알림이 판단하는 일로 번지지 않게 하기 위해서입니다. 알림은 원장이 사실을 먼저 알게 하는 것이고, 광고비나 입찰가를 바꿀지는 달 보고에서 정한다는 것을 알림 끝에 함께 밝힙니다.
다섯째 단계에서 알림을 달 보고에 다시 싣는 까닭은 합계를 읽는 사람이 그달에 어떤 일이 있었는지를 함께 보게 하기 위해서입니다. 알림만 따로 두면 달 보고의 합계는 여전히 사흘의 멈춤이 없던 달처럼 읽힙니다.
바로 알릴 일 네 가지와 알리는 사람
첫째 단계에서 정하는 바로 알릴 일은 아래와 같습니다.
| 바로 알릴 일 | 알리는 사람 | 알리는 때 |
|---|---|---|
| 광고가 멈춘 날이 생김 | 홍보 담당 | 알아챈 날 |
| 광고비가 계획보다 크게 앞서 쓰임 | 홍보 담당 | 알아챈 날 |
| 받지 못한 문의가 한 날에 몰림 | 원무팀장 | 한 주 확인 날 |
| 입찰가나 예산을 크게 고침 | 홍보 담당 | 고친 날 |
셋째 줄을 원무팀장이 한 주에 한 번 확인하는 까닭은, 받지 못한 문의가 몰린 날은 광고 관리 화면이 아니라 병원의 전화 기록과 문의 대장에서만 드러나기 때문입니다. 광고가 제대로 나가도 받는 쪽에서 놓치면 달 보고의 문의는 줄어드므로, 이 알림이 있어야 광고 탓으로 읽는 일을 막을 수 있습니다.
둘째 줄의 광고비는 하루 예산에 관한 공식 안내와 함께 읽습니다. 하루 예산은 넘길 것으로 보이는 때에 광고를 멈추는 보조 기능이라, 멈춘 뒤에도 잠시 노출과 과금이 이어질 수 있습니다. 하루 예산을 조금 넘긴 날은 알릴 일이 아니고, 달 계획보다 크게 앞서 가는 흐름이 보일 때 알립니다.
사흘의 광고 멈춤을 다음 달에야 안 영상의학과 사례
아래는 설명을 위해 만든 가상의 사례입니다. 한 영상의학과의원은 달마다 한 번 광고 성과를 원장에게 보고해 왔습니다. 어느 달 보고에서 갑상선 초음파 광고의 문의가 조금 줄었고, 원장은 입찰가를 올리자고 했습니다. 광고를 맡은 홍보 담당이 날마다의 숫자를 다시 열어 보니, 그달 중순에 비즈머니 잔액이 떨어져 사흘 동안 광고가 나가지 않았던 것이 드러났습니다.
실장은 원장과 함께 달 보고의 날은 그대로 두고, 광고가 멈춘 날과 광고비가 크게 앞서 가는 일, 받지 못한 문의가 몰린 날, 입찰가나 예산을 크게 고친 날을 바로 알릴 일로 정했습니다. 홍보 담당은 매일 광고가 나가는지를 확인했고, 원무팀장은 한 주에 한 번 받지 못한 문의를 확인했습니다.
다음 달 초 검토에서 소재 하나가 멈추자 홍보 담당은 그날 세 줄로 알렸고, 달 보고에는 그 알림이 날짜와 함께 실렸습니다. 원장은 그달 보고를 보며 멈춘 날을 빼고 문의를 읽을 수 있었고, 입찰가는 고치지 않기로 했습니다. 남은 문제는 첫 달의 사흘 멈춤이 월말이 아니라 중순이었는데도, 그달 광고를 본 사람의 내원이 다음 달로 얼마나 넘어갔는지 아직 가리지 못했다는 점이었습니다.
보고 주기와 병원 전체 계획 주기의 연결
달 보고에 광고 밖의 사정을 함께 싣는 것도 같은 까닭입니다. 그달에 의료진 휴가나 접수 인력 변화가 있었다면 광고의 숫자만으로는 그 영향을 가를 수 없으므로, 바로 알림의 목록에 광고 밖의 일을 하나쯤 넣어 두면 달 보고에서 함께 읽을 수 있습니다.
광고 보고를 달마다 하는 까닭은 병원의 여러 결정이 달 단위로 움직이기 때문이기도 합니다. 인력 배치와 예약 일정, 광고 밖의 홍보 계획이 달마다 정해진다면 광고 보고도 같은 날에 맞춰야 서로의 숫자를 함께 읽을 수 있고, 그 달력은 병원마케팅 전체 계획을 세우는 순서에서 나옵니다.
광고 성과 보고 자주 묻는 질문
Q1. 바로 알릴 일이 너무 자주 생기면 어떻게 합니까?
A1. 같은 일이 되풀이된다면 알림보다 그 일을 없애는 쪽을 먼저 정합니다. 잔액이 자주 떨어진다면 충전 방법을, 받지 못한 문의가 자주 몰린다면 그 시간의 인력을 원장과 다시 정하고, 목록의 기준이 너무 넓다면 여섯째 단계를 앞당겨 기준을 고칩니다.
Q2. 원장이 여럿인 병원은 알림을 누구에게 보냅니까?
A2. 알림은 모든 원장에게 같은 내용으로 보내되, 달 보고에서 광고비를 정할 원장 한 사람을 미리 정해 알림 끝에 그 이름을 밝힙니다. 알림을 받은 원장마다 따로 지시하면 같은 일에 서로 다른 조치가 내려질 수 있습니다.
Q3. 월말에 시작해 다음 달까지 이어진 광고는 어느 달 보고에 넣습니까?
A3. 광고가 나간 날은 각 달의 보고에 나눠 싣고, 광고의 결과는 끝난 달의 보고에서 두 달을 합쳐 따로 읽습니다. 앞 달 보고에는 이어지는 광고라는 표시를 해, 앞 달만 보고 결과를 판단하지 않게 합니다.
Q4. 알린 문제가 그날 바로 풀렸어도 달 보고에 싣습니까?
A4. 싣습니다. 그날 풀렸더라도 멈춘 시간이나 크게 고친 설정은 그달 합계에 들어가 있으므로, 알림의 날짜와 풀린 날을 함께 실어야 합계를 읽는 사람이 그 시간을 가려 읽을 수 있습니다.
Q5. 달 보고를 주간 보고로 바꾸면 놓치는 것이 줄어듭니까?
A5. 멈춘 날은 빨리 알 수 있지만, 한 주의 숫자는 작아서 판단이 흔들리고 달 경계에 걸친 흐름은 주 경계에서 더 잘게 나뉩니다. 보고의 주기를 바꾸기보다 바로 알릴 일을 정하는 편이 두 문제를 함께 줄입니다.
달 보고만으로 부족한 경우
새 광고를 시작한 첫 달이나 광고비를 크게 늘린 달에는 달 보고 하나로는 늦을 수 있습니다. 이런 달은 판단을 위한 보고는 그대로 달마다 하되, 첫 두 주가 지난 날에 광고가 계획대로 나가는지만 짧게 한 번 더 알립니다.
광고비가 작고 매체가 하나뿐인 병원은 바로 알릴 일도 광고가 멈춘 날 하나로 줄일 수 있습니다. 목록이 짧을수록 알리는 사람이 기준을 기억하기 쉽고, 달 보고에 실리는 알림도 읽기 쉬워집니다.
여러 매체에 광고를 나눠 하고 있다면 바로 알릴 일의 목록은 매체마다 따로 만들지 않고 하나로 씁니다. 다만 알림에는 어느 매체의 일인지를 첫 줄에 밝혀, 달 보고에서 매체별 합계를 읽을 때 그 매체의 멈춤이나 고친 날을 함께 가려 읽을 수 있게 합니다.